Brassbandconcert organiseren: checklist en planning

Een brassbandconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een zaal boeken. Je regelt tegelijk het programma, de publiekscommunicatie, vergunningen, instrumentenvervoer en de techniek voor dirigent en presentator. Op de concertdag komen daar stoelen, orkestopstelling, garderobe, catering en een controle van de uitgangen bij. Deze checklist met 73 taken en 45 spullen helpt je van de eerste reservering tot het afsluiten van de locatie, in een logische volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en locatie vastleggen
2 personen
Repertoire en programma bepalen
3 personen
Reservering van locatie bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Brassband definitief boeken
Dirigent en presentator vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst en tickets maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Muziekpartijen controleren
3 personen
Muziekstandaards inventariseren
2 personen
Instrumentenvervoer bevestigen
Catering en drank inkopen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Zaal en entree inspecteren
2 personen
Uitgangen vrijmaken
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Orkestopstelling markeren
2 personen
Muziekstandaards plaatsen
3 personen
Tafels voor ontvangst opstellen
2 personen
Tafels voor catering opstellen
2 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wegwijzers ophangen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Instrumenten ontvangen
3 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Partijen en lessenaars klaarleggen
3 personen
Kleedruimte voor musici inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Soundcheck uitvoeren
6 personen
Programma met dirigent doornemen
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Optredende musici verzorgen
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Instrumenten uitladen
4 personen
Catering afbouwen
3 personen

Nazorg

Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Muziekstandaards verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken en cateringtafel schoonmaken
2 personen
Zaalvloer schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Instrumenten retourneren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Muziekstandaardsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Metronoom
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Schotelsaantal 50
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmabordenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en brassband zo vroeg mogelijk vast. Bevestig daarna ook de dirigent, presentator en het instrumentenvervoer; die afspraken worden vaak los van de bandboeking vergeten.
Controleer uiterlijk enkele weken vooraf of vergunningen of meldingen nodig zijn. Vraag de locatie bovendien wanneer je de sleutels krijgt en hoeveel tijd beschikbaar is voor openen, opbouwen en opruimen.
Maak de publieksadministratie niet pas op het laatste moment. Verwerk aanmeldingen, verzamel dieetwensen en maak bezoekerslijst en tickets zodra de uitnodigingen zijn verstuurd.
Plan een aparte technische controle vóór de repetitie. Test microfoon, mengpaneel, microfoonstandaards en verlengkabels; leg reservebatterijen en gaffer tape klaar voor kleine storingen.
Markeer op de concertdag eerst de orkestopstelling en zet daarna de muziekstandaards en stoelen goed. Maak uitgangen vrij voordat publiek binnenkomt en richt garderobe en catering pas daarna in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brassbandconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, repertoire en de definitieve boeking van de brassband. Plan de publieksuitnodigingen en ticketregistratie daarna uiterlijk 3 tot 4 weken voor het concert.
Wanneer moet ik vergunningen voor een brassbandconcert controleren?: Controleer dit direct nadat de locatie is vastgelegd, dus meestal 8 tot 12 weken voor de concertdatum. Sommige meldingen hebben een behandelingstermijn van meerdere weken; wacht daarom niet tot de opbouwdag.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een brassbandconcert?: Reken voor een eenvoudige zaal op minimaal 2 uur voor openen, inspectie, stoelen, orkestopstelling, standaards en techniek. Voeg extra tijd toe als podiumdelen, catering of instrumentenvervoer op dezelfde dag aankomen.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een brassbandconcert?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers zich aanmelden en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Koop houdbare voorraad eerder in en plan verse catering zo dat die op de concertdag beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.