Brassbandkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Brassbandkonzert steht und fällt mit guter Abstimmung zwischen Band, Veranstaltungsort und Technik. Lege zuerst Termin, Raum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering planst. Besonders häufig werden Notenständer, Instrumententransport, Mikrofontechnik und der Zugang zur Location zu spät geklärt. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zum Aufbau am Konzerttag und bündelt Aufgaben sowie benötigte Ausstattung an einem Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzertdatum und -ort festlegen
2 Personen
Repertoire und Programm festlegen
3 Personen
Reservierung der Location bestätigen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Brassband verbindlich buchen
Dirigenten und Moderator festlegen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Konzert online ankündigen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste und Tickets erstellen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Musikpartituren prüfen
3 Personen
Notenständer inventarisieren
2 Personen
Instrumententransport bestätigen
Catering und Getränke einkaufen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
Ausgänge freihalten
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Orchesteraufstellung markieren
2 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Tische für das Catering aufstellen
2 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Instrumente entgegennehmen
3 Personen
Instrumente sicher platzieren
3 Personen
Partituren und Notenpulte bereitlegen
3 Personen
Umkleideraum für Musiker einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Soundcheck durchführen
6 Personen
Programm mit dem Dirigenten durchgehen
3 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
Publikumsfragen sammeln
Auftritte der Musiker betreuen
2 Personen
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Instrumente ausladen
4 Personen
Catering abbauen
3 Personen

Nachbereitung

Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
Notenständer sammeln
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche und Cateringtisch reinigen
2 Personen
Saalboden reinigen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Fundsachen sammeln
Instrumente zurückgeben
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 8
UmkleideracksAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
GarderobenbügelAnz. 120
BühnenelementeAnz. 6

Ausstattung

NotenständerAnz. 35
Dirigentenpult
Metronom
MikrofonAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
ServierplattenAnz. 50
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
ServiettenhalterAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 3

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Buche die Brassband verbindlich, sobald Termin und Ort feststehen, und kläre gleichzeitig Besetzung, Repertoire, Programmdauer und Ankunftszeit. So bleibt genug Zeit, fehlende Stimmen oder Änderungen im Ablauf zu organisieren.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Bei einer öffentlichen Veranstaltung können außerdem Fluchtwege, Lärmschutz und die zulässige Besucherzahl des Saals eine Rolle spielen.
Plane die Orchesteraufstellung nicht erst beim Einlass: Markiere die Plätze vor dem Konzert und stelle für jede Musikerin und jeden Musiker einen Notenständer bereit. Halte zusätzlich ein Dirigentenpult sowie Ersatzbatterien für die Technik bereit.
Bestätige den Instrumententransport mindestens 7 Tage vorher und kläre, wer Zugangsschlüssel, Ladezone und Aufbauzeit organisiert. Für empfindliche Instrumente ist ein trockener, abschließbarer Raum hinter oder neben der Bühne sinnvoll.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle Getränke nicht nur für das Publikum, sondern auch für die Band. Für Kaffee, Tee und Wasser solltest du spätestens am Vortag Gläser, Tassen, Thermoskannen und Kühlmöglichkeiten kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Brassband für ein Konzert buchen?: Buche die Band möglichst 3 bis 6 Monate vor dem Konzert, bei gefragten Terminen noch früher. Erst nach der verbindlichen Zusage solltest du Programm, Moderation und Einladungen endgültig festlegen.
Was muss ich 6 Wochen vor einem Brassbandkonzert erledigen?: Sechs Wochen vorher sollten Genehmigungen geprüft, die Location bestätigt und Einladungen verschickt sein. Lege außerdem Repertoire, Dirigent, Moderator und den technischen Bedarf fest.
Wie viele Notenständer braucht ein Brassbandkonzert?: Plane mindestens einen Notenständer pro Musikerin und Musiker sowie ein zusätzliches Exemplar als Reserve ein. Prüfe die Anzahl spätestens beim Inventar und stelle die Ständer vor dem Eintreffen der Band auf.
Wann sollte der Saal am Konzerttag geöffnet werden?: Öffne die Location mindestens 2 bis 3 Stunden vor Konzertbeginn. In dieser Zeit kannst du Saal und Ausgänge prüfen, Stühle aufstellen, die Orchesteraufstellung markieren und Mikrofon sowie Mischpult testen.

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