Checklist voor een brandweerkazerne open dag organiseren

Een open dag in de brandweerkazerne vraagt om meer dan een programma en een paar demonstraties. Je regelt tegelijk bezoekersstromen, veiligheid, uitleg, catering en een werkbare inzet van vrijwilligers. Begin met datum, programma en vergunningen en werk daarna toe naar aanmeldingen, routes en materialen. Deze checklist helpt je om de voorbereiding in de juiste volgorde af te ronden, zodat de kazerne op de dag zelf schoon, herkenbaar en veilig klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Websitebericht publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Demonstraties selecteren
3 personen
Demonstratietijden vastleggen
2 personen
Sprekers en rondleiders informeren
Verkeersroute bepalen
2 personen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Informatieborden ontwerpen
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bezoekersbalie voorbereiden
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Brandweerwagens schoonmaken
4 personen
Kazerneruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Bezoekersroute afzetten
3 personen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Demonstratiezones inrichten
4 personen
Voertuigen positioneren
4 personen
Materiaalpresentatie opstellen
3 personen
Kinderactiviteiten inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Omroepteksten klaarleggen
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
Briefing demonstratieteam geven
6 personen
Briefing veiligheidsteam geven
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen verzorgen
4 personen
Voertuigen toelichten
3 personen
Materiaal demonstreren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Eerste blusdemonstratie geven
5 personen
Waterdemonstratie geven
5 personen
Rookmelderdemonstratie geven
3 personen
Avonddemonstratie geven
6 personen
Laatste rondleiding verzorgen
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

Demonstratieapparatuur uitschakelen
3 personen
Catering afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Bezoekersroute vrijmaken
3 personen
Kazerne schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materiaal terugplaatsen
4 personen
Voertuigen terug opstellen
3 personen
Verkeersborden verwijderen
2 personen
Herbruikbare materialen reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Balietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 10
Pionnenaantal 24
Dranghekkenaantal 16
Parasolvoetenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Rookmeldertestersaantal 2
Handbrandblussersaantal 6
Brandslangenaantal 3
Straalpijpenaantal 3
Stabilisatieblokkenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10
Persluchtsetsaantal 3
Beschermingspakkenaantal 4
Veiligheidshelmenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Reddingspop
Kinderbrandweerhelmenaantal 20
Waterbakkenaantal 4
Spuitpistolenaantal 12
Sjoelbakkenaantal 2
Kleurpotlodenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 6
Brandweerballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledbouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Koelcontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Etikettenrollenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12
Afvalcontainersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg demonstraties en rondleidingen vroeg vast en zet per onderdeel een begintijd, duur en verantwoordelijke op het programma. Zo voorkom je dat sprekers, rondleiders en bezoekers op hetzelfde moment ergens anders worden verwacht.
Maak de bezoekersroute vóór je de plattegrond en informatieborden afrondt. Markeer parkeerplaatsen, pionnen en dranghekken en controleer of bezoekers niet door werk- of voertuigroutes lopen.
Plan per demonstratie een korte veiligheidsbriefing voor vrijwilligers en deelnemers. Controleer daarnaast handbrandblussers, brandslangen, straalpijpen, reddingsdekens en stabilisatieblokken voordat ze voor publiek worden ingezet.
Reserveer de catering nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Zet koelboxen, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudkannen op één uitgiftepunt en reken extra tijd voor het koud zetten van dranken.
Test geluid en stroom minstens één keer op locatie, niet alleen aan de keukentafel. Sluit luidsprekers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en kabelhaspels aan en houd portofoons of een megafoon beschikbaar voor de organisatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een open dag in een brandweerkazerne aankondigen?: Publiceer het websitebericht en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen, rondleidingen en catering te verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een brandweerkazerne open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de bezoekersbalie, één per rondleiding of demonstratie en extra begeleiding bij de parkeer- en verkeersroute. Bij meerdere gelijktijdige onderdelen heb je per onderdeel een aparte verantwoordelijke nodig.
Wanneer moet ik vergunningen en meldingen voor de open dag controleren?: Controleer dit zodra datum en programma voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 weken voor de open dag. Vraag ook na of demonstraties, geluidsinstallatie, verkeersmaatregelen of tijdelijke tenten aanvullende meldingen vereisen.
Wanneer moet ik de brandweerkazerne klaarmaken voor bezoekers?: Plan de grote schoonmaak van kazerneruimtes, voertuigen en toiletten uiterlijk de dag ervoor. Zet dranken enkele uren vooraf koud en leg programma's, naamkaartjes, informatieborden en de balie klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.