Organiser une journée portes ouvertes à la caserne des pompiers

Une journée portes ouvertes à la caserne demande une préparation précise : le public circule dans un site opérationnel, les démonstrations suivent un horaire et plusieurs équipes accueillent les visiteurs. Commencez par fixer la date, obtenir les autorisations et construire le programme, puis répartissez les bénévoles et les guides. Les dernières vérifications concernent surtout la sécurité, la signalétique, les toilettes, les véhicules et le matériel d’accueil. Cette checklist regroupe les 77 tâches et 72 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le message sur le site web
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Sélectionner les démonstrations
3 personnes
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
Informer les intervenants et les guides
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Attribuer les places de parking
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Concevoir des panneaux d’information
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer le bureau d'accueil des visiteurs
2 personnes
Passer la commande traiteur
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Nettoyer les camions de pompiers
4 personnes
Nettoyer les locaux de la caserne
3 personnes
Vérifier les toilettes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Balisage du parcours visiteurs
3 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Aménager les zones de démonstration
4 personnes
Positionner les véhicules
4 personnes
Préparer la présentation du matériel
3 personnes
Installer les activités pour enfants
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer les annonces
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Faire le briefing de l'équipe de démonstration
6 personnes
Donner le briefing à l'équipe de sécurité
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer les visites guidées
4 personnes
Présenter les véhicules
3 personnes
Présenter le matériel
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire la première démonstration d’extinction
5 personnes
Faire une démonstration d’eau
5 personnes
Faire une démonstration de détecteur de fumée
3 personnes
Faire une démonstration en soirée
6 personnes
Assurer la dernière visite guidée
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de démonstration
3 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Dégager le parcours des visiteurs
3 personnes
Nettoyer la caserne
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le matériel en place
4 personnes
Ranger les véhicules à leur place
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table de comptoir
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 10
Cônesqté 24
Barrières de fouleqté 16
Pieds de parasolqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Détecteurs de fuméeqté 2
Extincteurs portatifsqté 6
Tuyaux d'incendieqté 3
Lances d'incendieqté 3
Blocs de stabilisationqté 6
Couvertures de survieqté 10
Sets d’air compriméqté 3
Combinaisons de protectionqté 4
Casques de sécuritéqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Poupée de sauvetage
Casques de pompier pour enfantsqté 20
Bacs à eauqté 4
Pistolets pulvérisateursqté 12
Tables de jeu de paletsqté 2
Crayons de couleurqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Gobelets à café réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons anti-incendieqté 100
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermosqté 6
Rouleaux d'étiquettesqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-tout en papierqté 12
Conteneurs à déchetsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme des démonstrations au moins 4 semaines à l’avance et prévoyez une marge entre deux passages pour déplacer le public et remettre la zone en sécurité.
Ne laissez pas les autorisations et déclarations pour la dernière semaine : vérifiez les délais applicables dès que la date et le nombre attendu de visiteurs sont connus.
Préparez un plan de circulation avec l’entrée, la sortie, le parking, les zones interdites et les emplacements des barrières et cônes. Affichez-le à l’accueil et aux points de décision.
Affectez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : accueil, orientation, accompagnement des groupes, ravitaillement et surveillance des espaces ouverts au public.
La veille, testez les haut-parleurs, microphones, rallonges et talkies-walkies, mettez les boissons au frais et vérifiez les toilettes, les extincteurs, les tuyaux et les issues avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de caserne ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les autorisations, les intervenants, les réservations, les inscriptions et le programme des démonstrations.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes des pompiers ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, puis faites un rappel 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les éventuelles contraintes d’accessibilité.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes en permanence à l’accueil, puis ajoutez 1 guide par groupe ou zone de visite. Organisez les rotations par tranches de 2 heures pour maintenir l’attention.
Quand préparer le matériel et nettoyer la caserne ?: Faites l’inventaire du matériel 10 à 14 jours avant, puis réalisez le nettoyage final et l’installation la veille. Le matin même, contrôlez les branchements, la signalétique, les boissons et les zones de démonstration.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.