Checklist voor een goed georganiseerd brandweercongres

Een brandweercongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, sprekers, presentaties, catering, techniek en de inrichting van de registratietafel. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een vaste deadline voor aanmeldingen en dieetwensen. In het plan staan 66 taken en 58 benodigde spullen, zodat je ook de opbouw met stoelen, tafels, podium, projectoren en microfoons niet pas op de congresdag hoeft uit te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties opvragen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programma's printen
2 personen
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
3 personen
Cateringlevering controleren
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zaalindeling uitzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Licht en geluid testen
2 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Buffetruimte inrichten
4 personen
Naamkaartjes uitstallen
2 personen
Registratielijsten klaarleggen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Deelnemers naar deelsessies wijzen
3 personen
Deelsessiezalen controleren
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
5 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Servies en afval afruimen
4 personen
Koffie na diner serveren
3 personen
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
Bedankjes uitdelen
2 personen
Vertrek bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet en koffiepunten afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankmail aan sprekers sturen
Opnamebestanden veiligstellen
Deelnemersmateriaal digitaal versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 170
Rechthoekige tafelsaantal 24
Bistrotafelsaantal 12
Registratietafelsaantal 3
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Headsetsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieklikkersaantal 3
Mobiele opladersaantal 6
Wifi-repeatersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 10
Buffetchafing dishesaantal 8
Serveerplateausaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Decoratie

Podiumachtergrondenaantal 2
Welkomstbannersaantal 3
Tafellopersaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Richtingsbordenaantal 12
Programmabordenaantal 4

Verlichting

LED-uplightsaantal 12

Registratie

Naamkaartjesaantal 180
Lanyardsaantal 180
Registratiemappenaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 200
Stempelsetsaantal 2
Badgescannersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sprekers eerst vast. Vraag presentaties uiterlijk 1 week vooraf op, zodat je projectoren, laptops, HDMI-kabels en presentatieklikkers vooraf kunt testen.
Sluit de aanmelding minimaal 2 weken voor het congres af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om naamkaartjes te printen, dieetwensen aan de catering door te geven en de registratiebalie voor te bereiden.
Plan techniek niet alleen voor de plenaire zaal. Test per zaal de projector, het projectiescherm, de draadloze microfoons, headsets, luidsprekers en het mengpaneel en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Controleer de cateringlevering bij aankomst aan de hand van de bestelling. Tel onder meer koffiezetapparaten, koffiekopjes, waterglazen, borden en bestek voordat de deelnemers binnenkomen.
Maak een opbouwvolgorde voor de congresdag: eerst de zaalindeling en tafels, daarna stoelen, podium en spreektafel, vervolgens registratie en techniek. Reserveer minstens 90 minuten voor deze opbouw en een aparte soundcheck.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brandweercongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en zalen. Leg het programma en de sprekers daarna zo snel mogelijk vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een brandweercongres?: Sluit de inschrijving ongeveer 2 weken voor het congres. Dan heb je tijd om naamkaartgegevens te controleren, dieetwensen te verzamelen, catering te bestellen en programma's te printen.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers opvragen?: Vraag presentaties uiterlijk 1 week vooraf op en verzamel de definitieve bestanden op één laptop of andere afgesproken plek. Test daarna elke presentatie met de projector, het scherm en de gebruikte aansluitingen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een brandweercongres?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, congresstoelen, podium, spreektafel, registratietafel en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de techniek en een korte soundcheck met microfoons en luidsprekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.