Organiser un congrès des pompiers sans rien oublier

Un congrès des pompiers demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique technique dans un calendrier serré. Commencez par bloquer la date, le lieu et les salles, puis avancez vers les invitations, les badges et la restauration. Les présentations, les accès et les besoins alimentaires doivent être récupérés avant la dernière semaine. Le jour J, prévoyez une table d’inscription claire et testez chaque équipement avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du congrès
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des badges nominatifs
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rassembler les présentations
Faire les courses
3 personnes
Vérifier la livraison du catering
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Aménager les points café
3 personnes
Aménager l’espace buffet
4 personnes
Disposer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les listes d’inscription

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Servir le café et le thé
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Orienter les participants vers les sessions parallèles
3 personnes
Vérifier les salles de sous-session
3 personnes
Installer le buffet du dîner
5 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
4 personnes
Servir le café après le dîner
3 personnes
Animer la session de clôture
2 personnes
Distribuer les cadeaux de remerciement
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le buffet et les points café
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un e-mail de remerciement aux intervenants
Sauvegarder les fichiers d'enregistrement
Envoyer le matériel des participants par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 170
Tables rectangulairesqté 24
Tables bistrotqté 12
Tables d’inscriptionqté 3
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 4
Microphones sans filqté 4
Casquesqté 2
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Cliques de présentationqté 3
Chargeurs mobilesqté 6
Répéteurs Wi-Fiqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaud pour buffetqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Fond de scèneqté 2
Bannières de bienvenueqté 3
Chemins de tableqté 24
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 12

Inscription

Badges nominatifsqté 180
Lanyardsqté 180
Dossiers d’inscriptionqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 200
Kits de tamponsqté 2
Scanners de badgesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les salles suffisamment tôt pour pouvoir confirmer le programme et les intervenants avant l’envoi des invitations. Prévoyez une salle principale et des espaces adaptés aux éventuelles sessions parallèles.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant le congrès. Rassemblez-les sur un même ordinateur et testez chaque fichier avec le projecteur, les câbles HDMI et les micros.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les noms sur les badges, les besoins alimentaires et le nombre de repas à commander.
Envoyez les indications d’accès au moins 3 jours avant le congrès, avec l’adresse, les horaires d’ouverture et les informations de stationnement. Gardez quelques exemplaires imprimés à l’accueil.
Installez la salle et la table d’inscription au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez le son, le projecteur, le Wi-Fi et les rallonges, puis placez les badges et les programmes dans l’ordre alphabétique.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un congrès des pompiers ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation de la date, la réservation du lieu et des salles, puis la construction du programme et la confirmation des intervenants.
Quand envoyer les invitations pour un congrès des pompiers ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le congrès, dès que le lieu, la date et le programme provisoire sont confirmés. Ouvrez le formulaire d’inscription au même moment pour suivre les réponses.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, la scène, le pupitre et la table d’inscription. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou de nombreux équipements techniques sont utilisés.
Quand commander le catering pour un congrès ?: Passez la commande définitive 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture ou l’estimation fiable des inscriptions. Vérifiez les quantités, les besoins alimentaires et l’heure de livraison la veille.

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