Zo organiseer je een brandweerbeurs zonder last-minute chaos

Begin een brandweerbeurs niet met de aankleding, maar met de datum, locatie en indeling. Daarna leg je exposanten vast, werk je het programma uit en regel je registratie, catering, vergunningen en parkeerinformatie. De opbouw draait om een duidelijke laad- en loszone, goed gemarkeerde demonstratieplekken en stands die op tijd klaarstaan. Met dit plan houd je overzicht over 66 taken en 50 benodigde spullen, van portofoons en registratiebalie tot tafels, koffieapparaten en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Exposanten bevestigen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering reserveren
9
Vergunningen controleren
2 personen
10
Parkeerinformatie opstellen
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Bewegwijzering ontwerpen
13
Exposanteninformatie versturen
14
Naamkaartjes printen
15
Bezoekerslijsten printen
16
Cateringbestelling controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Transport laden
3 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Laad- en loszone afzetten
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Exposantenstands inrichten
6 personen
25
Demonstratiezones markeren
3 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Cateringpunt inrichten
3 personen
28
Koffieapparaten aansluiten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
32
Programma ophangen
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
34
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
35
Brandblussers controleren
2 personen
36
Stroompunten controleren
2 personen
37
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

38
Exposanten ontvangen
4 personen
39
Bezoekers registreren
4 personen
40
Naamstickers uitdelen
2 personen
41
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
42
Demonstraties begeleiden
4 personen
43
Programma aankondigen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
2 personen
50
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
51
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
52
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
53
Exposanten laten uitladen
4 personen

Nazorg

54
Catering afsluiten
3 personen
55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
58
Beursstands afbouwen
6 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Materialen terugbrengen
3 personen
62
Huurmaterialen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
64
Vermiste eigendommen registreren
65
Exposanten informeren over afhaalitems
66
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Presentatieschermenaantal 4
Handmicrofoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Koelboxenaantal 6
Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Brandblussersaantal 6
Afzetpalenaantal 16
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 12
Zaklampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Brandweerbanierenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Achtergronddoekenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Batterijenaantal 40

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de locatie vaststaat. Reserveer aparte ruimte voor demonstraties, registratie, catering en looproutes; anders blijken tafels en bezoekersstromen op de opbouwdag niet te passen.
Bevestig exposanten vóór je de definitieve plattegrond, naamkaartjes en cateringbestelling maakt. Verzamel per exposant uiterlijk op één afgesproken termijn de standbehoefte, contactpersoon en eventuele dieetwensen.
Controleer vergunningen en veiligheidsafspraken minimaal 4 weken vóór de beurs. Leg ook vast wie de laad- en loszone afzet en hoe demonstratiezones worden vrijgehouden.
Stuur exposanteninformatie niet pas op de beursdag. Verstuur plattegrond, parkeerinformatie, aankomsttijd en opbouwinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf; vermeld ook waar materialen en transport kunnen worden gelost.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Zet eerst tafels, stoelen, registratiebalie en stands neer, test daarna laptop, tablets, printer, schermen, microfoons en portofoons en controleer ten slotte koffie, water, servies en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een brandweerbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposanten. Regel vergunningen, catering en het programma uiterlijk 4 weken voor de beurs en verstuur praktische informatie 7 dagen vooraf.
Hoe maak je een plattegrond voor een brandweerbeurs?: Teken eerst de vaste onderdelen van de locatie en verdeel daarna de exposantenstands over de beschikbare ruimte. Houd minimaal één duidelijke bezoekersroute vrij en markeer registratie, catering, demonstratiezones, nooduitgangen en laad- en losruimte.
Wanneer stuur je uitnodigingen naar exposanten en bezoekers?: Nodig exposanten ongeveer 3 maanden vooraf uit, zodat je de stands en het programma kunt opbouwen. Stuur bezoekersinformatie zodra datum, locatie en programma vaststaan en geef praktische route- en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wat moet je op de dag van een brandweerbeurs als eerste doen?: Open de locatie op het afgesproken tijdstip, zet de laad- en loszone af en controleer de stands en bewegwijzering. Test daarna registratie, printer, schermen, microfoons en portofoons voordat bezoekers binnenkomen; plan hiervoor minstens 60 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.