Organiser un Salon des pompiers, étape par étape

Un Salon des pompiers se prépare d’abord comme un accueil d’exposants, puis comme une journée ouverte aux visiteurs. Commencez par fixer la date et le lieu, dessinez le plan du salon et établissez la liste des exposants avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les autorisations doivent être suivis dans un même tableau. La dernière semaine sert surtout à confirmer les présences, finaliser le programme et préparer l’installation des stands.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Confirmer les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
9
Vérifier les autorisations
2 personnes
10
Préparer les informations de parking
11
Finaliser le programme
2 personnes
12
Concevoir la signalétique
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Imprimer les badges nominatifs
15
Imprimer les listes des visiteurs
16
Vérifier la commande traiteur
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Charger le transport
3 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Aménager les stands des exposants
6 personnes
25
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Aménager le point de restauration
3 personnes
28
Brancher les machines à café
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Préparer les badges nominatifs
32
Afficher le programme
2 personnes
33
Installer la signalisation
3 personnes
34
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
35
Contrôler les extincteurs
2 personnes
36
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
37
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

38
Accueillir les exposants
4 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
40
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
41
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
42
Encadrer les démonstrations
4 personnes
43
Annoncer le programme
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Répondre aux questions du public
2 personnes
51
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
53
Faire décharger les exposants
4 personnes

Suivi

54
Clôturer le catering
3 personnes
55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
58
Démonter les stands du salon
6 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Rapporter le matériel
3 personnes
62
Retourner les matériels de location
2 personnes
63
Ranger les stocks restants
2 personnes
64
Enregistrer les objets perdus
65
Informer les exposants des articles à retirer
66
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de stand d’expositionqté 24
Chaises pliantesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Écrans de présentationqté 4
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Extincteursqté 6
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières des pompiersqté 8
Drapeauxqté 12
Nappesqté 24
Toiles de fondqté 8
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 12
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour les invitations, les réponses et les relances.
Dessinez le plan du salon avant de commander ou de déplacer le mobilier. Réservez des zones distinctes pour les stands, les démonstrations, l’inscription et le chargement-déchargement.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant le salon.
Envoyez aux exposants un dossier unique avec les horaires d’arrivée, le stationnement, le programme, leur emplacement et les consignes de montage. Cela évite les appels le matin même.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour baliser la zone de chargement, installer les tables et les chaises, puis vérifier les rallonges, les multiprises, les badges et les listes de visiteurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon des pompiers ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations et confirmer le traiteur.
Quand faut-il confirmer les exposants ?: Faites une première relance 2 semaines après l’envoi des invitations, puis arrêtez la liste définitive 7 à 10 jours avant le salon. Vous pourrez ainsi finaliser le plan, les badges et les informations pratiques.
Quand réserver le traiteur pour un Salon des pompiers ?: Demandez un devis dès que la date et le lieu sont fixés, puis confirmez la commande 3 à 5 jours avant l’événement. Le nombre final doit inclure les exposants, l’équipe et les visiteurs prévus si un repas leur est destiné.
À quelle heure faut-il installer la salle ?: Ouvrez le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée des visiteurs. Comptez environ 90 minutes pour le mobilier et les stands, puis 30 à 45 minutes pour les badges, la signalétique, le matériel technique et la vérification du traiteur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.