Branchecongres organiseren: checklist en planning

Een branchecongres organiseren vraagt meer dan een programma en een zaal. Je moet sprekers, aanmeldingen, dieetwensen, presentaties en naamkaartgegevens op tijd bij elkaar krijgen. Op de congresdag komen daar registratie, zaalopstelling, catering en techniek bij. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en voorkom dat een ontbrekende HDMI-kabel, adapter of microfoon pas vlak voor de opening wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties verzamelen
Naamkaartgegevens controleren
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Reserveringen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Badges sorteren
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffiepunten inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Techniektafel inrichten
2 personen
Teambriefing uitvoeren
8 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Presentaties bedienen
Koffiepauze serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Lunchbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Glazen en servies ophalen
3 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten inventariseren
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 10
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verloopadaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Buffetbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Naamkaartstandaardsaantal 120
Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Bewegwijzeringsbordenaantal 10
Badgehoudersaantal 120

Verlichting

Ledspotsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit het programma af voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna de sprekers en vraag hun bio, functietitel, presentatie en technische wensen uiterlijk 7 dagen voor het congres op.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Controleer de aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Maak de naamkaartgegevens niet pas op de ochtend zelf klaar. Controleer de deelnemerslijst en print naamkaartjes uiterlijk 1 werkdag vooraf; sorteer de badges vervolgens alfabetisch bij de registratiebalie.
Test presentaties met de daadwerkelijke laptop, beamer, HDMI-kabels, verloopadapters en presentatieklikker. Controleer microfoons, luidsprekers en stekkerdozen minstens 2 uur voor de eerste spreker.
Richt de zaal af voordat de deelnemers binnenkomen: plaats congresstoelen, klaptafels, registratie- en statafels, podiumdelen en bewegwijzering. Zet koffie, waterglazen en catering klaar en houd een reserve van kabels en powerbanks bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een branchecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, sprekers, locatie en uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemersgegevens en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres in.
Wanneer moeten de presentaties van sprekers binnen zijn?: Vraag presentaties en technische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf op. Test alle bestanden opnieuw op de congreslaptop en in de beameropstelling, bij voorkeur 2 uur voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een congreszaal op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, podium, registratiebalie, catering en bewegwijzering. Trek extra tijd uit als je meerdere microfoons, presentaties of een complexe techniekopstelling gebruikt.
Wanneer controleer ik naamkaartjes en de deelnemerslijst?: Controleer namen, functies en eventuele wijzigingen 1 werkdag vooraf. Print de deelnemerslijst en naamkaartjes daarna opnieuw als er nog afmeldingen of late inschrijvingen binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.