Checklist para organizar un congreso sectorial sin olvidos

Organizar un congreso sectorial exige coordinar programa, ponentes, asistentes, catering y equipo técnico en un orden concreto. Empieza cerrando el programa y confirmando a cada ponente antes de abrir las inscripciones. Después, controla los datos de los asistentes, las preferencias dietéticas y los materiales de las sesiones. En la última semana, centra el trabajo en acreditaciones, presentaciones, montaje de la sala y pruebas de sonido e imagen. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del congreso con todo preparado.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el programa final
2 personas
Confirmar ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Recopilar las presentaciones
Comprobar los datos de las tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Comprobar las reservas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Clasificar acreditaciones
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar puntos de café
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar la mesa de técnica
2 personas
Realizar la reunión informativa del equipo
8 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar a los ponentes
2 personas
Vigilar el horario
Gestionar las presentaciones
Servir la pausa para el café
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger preguntas del público
Servir el bufé de almuerzo
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Guiar el cóctel de networking
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Recoger vasos y vajilla
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Inventariar los restos
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir las presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 10
Piezas de escenariocant. 4
Mesa de oradores
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 150
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores de enchufecant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de bufécant. 12
Cucharonescant. 12
Tablas de cortarcant. 3

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 120
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Carteles de señalizacióncant. 10
Portabadgescant. 120

Iluminación

Focos LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de enviar invitaciones: deja al menos 4 semanas para que respondan y puedas publicar horarios fiables.
Abre el formulario de inscripción cuando el programa esté estable y solicita las preferencias dietéticas desde el primer día. Revisa las respuestas 7 días antes para ajustar el catering.
Pide las presentaciones y la información de cada ponente con una fecha límite de 3 días antes. Guarda una copia en el portátil y otra en una memoria o disco externo.
Prepara las acreditaciones, las etiquetas de nombres y la lista de participantes el día anterior. Clasificarlas por orden alfabético reduce las colas en el mostrador de registro.
Haz una prueba técnica completa al menos 2 horas antes de recibir al público: conecta proyector, pantalla, portátil, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y presentación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso sectorial?: Reserva entre 8 y 12 semanas para un congreso con varios ponentes. Ese margen permite cerrar el programa, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar catering y equipo sin trabajar con prisas.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de un congreso?: Intenta cerrar el programa al menos 4 semanas antes del evento, antes de abrir o difundir ampliamente el formulario de inscripción. Si cambian horarios o ponentes después, tendrás que actualizar las invitaciones y la información de los asistentes.
¿Cuándo se deben recoger las presentaciones de los ponentes?: Fija la fecha límite 3 días antes del congreso y comprueba todos los archivos en el portátil que se utilizará en la sala. Así aún tendrás tiempo para pedir una versión corregida o adaptar un formato incompatible.
¿Cuánto antes hay que probar el sonido y las presentaciones?: Haz la prueba completa al menos 2 horas antes del inicio y repite una comprobación rápida 30 minutos antes. Verifica imagen, sonido, micrófonos inalámbricos, iluminación, cables, adaptadores y el clic de presentación.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.