Bouwinformatiebijeenkomst organiseren: checklist

Een bouwinformatiebijeenkomst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een zaal en een presentatie. Je moet bezoekers vooraf laten aanmelden, vragen verzamelen en sprekers, programma en techniek op elkaar afstemmen. Op de dag zelf zijn vooral de route naar de zaal, naambadges, hand-outs en een werkende presentatieaansluiting makkelijk te laat geregeld. Deze checklist helpt je de 63 taken en 38 benodigde spullen stap voor stap af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Parkeermogelijkheden controleren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers bevestigen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers verzamelen
Veelgestelde vragen voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hand-outs afdrukken
2 personen
Routeborden voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Hand-outs klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Panelmicrofoons beheren
Presentatiemateriaal uitdelen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
Catering opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Presentatiemateriaal inpakken
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bezoekerslijst archiveren
Opvolgvragen beantwoorden
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Kleedtafelsaantal 2
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Draagbare speaker
Stekkerdozenaantal 5
Verlengkabelsaantal 5
Presentatieklikker

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naambadgehoudersaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, tijden en sprekers uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag presentaties meteen op, zodat je niet op de dag zelf nog bestanden of lettertypen hoeft te verzamelen.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en sluit het 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst. Verwerk dieetwensen en vragen direct in een aparte lijst voor catering en sprekers.
Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikker minimaal 1 week vooraf met de bestanden van alle sprekers. Leg stekkerdozen, verlengkabels en reservebatterijen apart klaar.
Druk bezoekerslijst, naambadges en hand-outs pas na het sluiten van de aanmeldingen af. Houd 5 tot 10 extra badges en ongeveer 10 procent extra hand-outs achter de hand voor late bezoekers.
Plan op de dag zelf minstens 90 minuten voor zaalopbouw en techniek. Zet routeborden buiten, controleer tafels en stoelen, vul koffie en water aan en laat één persoon aanspreekbaar zijn voor bezoekersvragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bouwinformatiebijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal, het programma en de sprekers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de bijeenkomst, zodat bezoekers nog 2 tot 3 weken hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een bouwinformatiebijeenkomst versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf. Sluit het aanmeldformulier 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst, zodat je bezoekerslijst, badges, catering en hand-outs kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, kleedtafels, techniek, routeborden en catering. Plan daarnaast 30 minuten vóór de start voor een laatste controle van presentaties, microfoons en aansluitingen.
Hoeveel hand-outs en naambadges moet ik afdrukken?: Druk hand-outs voor het definitieve aantal aanmeldingen af en neem ongeveer 10 procent extra mee. Maak naambadges voor alle aangemelde bezoekers, plus 5 tot 10 lege badges voor late aanmeldingen, sprekers en organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.