Checklist pour organiser une réunion d'information sur la construction

Une réunion d'information sur la construction doit permettre aux visiteurs de comprendre le projet et de poser leurs questions dans de bonnes conditions. Cette checklist de 63 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au rangement du matériel. Prévoyez aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, les badges et les supports de présentation. Les vérifications techniques et l'installation de la salle se terminent idéalement avant l'arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Vérifier les possibilités de stationnement
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Confirmer les intervenants
Demander les présentations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les questions des visiteurs
Préparer les questions fréquentes
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer les documents
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Tester le niveau sonore
2 personnes
Préparer les présentations
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Gérer les micros de pupitre
Distribuer le matériel de présentation
2 personnes
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler les objets trouvés
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel de présentation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Archiver la liste des visiteurs
Répondre aux questions de suivi
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de maquillageqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Enceinte portable
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Supports de badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le stationnement avant d'envoyer les invitations. Indiquez dans le programme les horaires d'accueil, de présentation et de questions afin que les visiteurs sachent combien de temps prévoir.
Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines à l'avance et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Traitez régulièrement les réponses plutôt que d'attendre les derniers jours.
Demandez les présentations aux intervenants avant la réunion, puis vérifiez chaque fichier sur l'ordinateur portable utilisé sur place. Prévoyez les adaptateurs HDMI, les rallonges et des piles de rechange.
Imprimez la liste des visiteurs et préparez les badges avant l'ouverture de la salle. Ajoutez des panneaux de direction dès l'entrée : les visiteurs ne doivent pas chercher l'accueil ou la salle.
Testez le projecteur, l'écran, les microphones et l'enceinte avant l'arrivée du public. Installez les tables et les chaises, puis préparez le café, les verres et le catering suffisamment tôt pour éviter de gérer la logistique pendant les questions.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d'information sur la construction ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Fermez les inscriptions quelques jours avant l'événement pour imprimer la liste des visiteurs, préparer les badges et confirmer le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l'accueil du public pour installer les tables et les chaises, vérifier la salle et tester la technique. Ajoutez du temps si plusieurs intervenants utilisent des présentations différentes.
Que faut-il vérifier pour la présentation technique ?: Testez le projecteur, l'écran, l'ordinateur portable, le câble HDMI, les adaptateurs, le cliqueur et les microphones. Faites un essai complet au moins 60 minutes avant le début, avec les fichiers définitifs.
Quand commander le catering pour la réunion ?: Confirmez le nombre de participants et les besoins alimentaires au plus tard 5 à 7 jours avant la réunion. Prévoyez ensuite la livraison ou l'acheminement du matériel avant l'ouverture de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.