Checklist voor een boulderwedstrijd organiseren
Een boulderwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen routes klaarzetten. Je moet vroeg capaciteit, categorieën en wedstrijdformat vastleggen, zodat inschrijvingen en startgroepen kloppen. Daarna volgen routebouw, jury, vrijwilligers en duidelijke informatie voor deelnemers. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van zaalreservering en aanmeldingen tot scoreformulieren, routekaarten en de laatste briefing op de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Klimzaal reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdcategorieën vastleggen
2 personen
Deelnemerslimiet vaststellen
Inschrijfformulier maken
Wedstrijdinformatie schrijven
Aanmeldingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposter verspreiden
2 personen
Juryleden benaderen
Routebouwers vastleggen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Wedstrijdregels versturen
Deelnemerslijst bijwerken
Startgroepen indelen
2 personen
Routeverdeling maken
2 personen
Jury-instructie schrijven
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Prijzen bestellen
Deelnemersbevestiging versturen
Scoreformulieren voorbereiden
2 personen
Naamstickers maken
Routekaarten printen
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boulderwanden controleren
2 personen
Wedstrijdroutes markeren
4 personen
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
3 personen
Koelingen vullen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Routekaarten ophangen
2 personen
Scoretafels per zone plaatsen
3 personen
Jurybriefing houden
5 personen
Registratiesysteem testen
2 personen
Deelnemerspakketten klaarleggen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Scores controleren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Scoreformulieren ophalen
3 personen
Tussenstand invoeren
2 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finaleroutes klaarzetten
4 personen
Finale begeleiden
8 personen
Finalescores verwerken
3 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Klimvloer schoonmaken
3 personen
Scoregegevens archiveren
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Statafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekopjesaantal 50
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 80
- Scoreformulierenaantal 120
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Routekaartjesaantal 100
- Routepijlenaantal 30
- Wedstrijdtapeaantal 12
- Klimtapeaantal 20
- Krijtballenaantal 30
- Krijtemmersaantal 12
- Borstelsetsaantal 20
- Valmattenaantal 4
- Stopwatchesaantal 8
- Reserveklimgrepenaantal 30
- Prijstrofeeënaantal 9
- Medaillesaantal 30
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Luidspreker
- Microfoon
- Timerdisplay
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Tangenaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdpostersaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Naamstickersaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de klimzaal voordat je inschrijvingen opent en leg meteen de deelnemerslimiet, beschikbare wedstrijdruimte en opbouwtijd vast. Zo voorkom je dat je later startgroepen moet inkorten.
- Bepaal het wedstrijdformat en de categorieën vóór je het inschrijfformulier maakt. Vermeld per categorie de leeftijdsgrens, startgroep, puntentelling en uiterste inschrijfdatum.
- Leg routebouwers ruim vóór de wedstrijddag vast en maak een routeverdeling per categorie. Plan daarnaast tijd voor testen, aanpassingen en het markeren van routes met klimtape en routekaartjes.
- Maak voor juryleden en vrijwilligers één korte instructie met taken, tijden en escalatie bij vragen over scores of regels. Een rooster met wisselmomenten voorkomt dat dezelfde mensen de hele wedstrijd bij een zone blijven.
- Print scoreformulieren, routekaarten, naamstickers en startnummers uiterlijk één dag vooraf. Test printer, laptops en tablets en leg reservepennen, klemborden en stopwatches klaar bij de jurytafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een boulderwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de zaal, het wedstrijdformat en de categorieën. Open de inschrijving daarna pas wanneer limiet, routestrategie en wedstrijdinformatie vaststaan.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een boulderwedstrijd?
- Reken naast juryleden en routebouwers op minimaal 1 vrijwilliger per wedstrijdzone en 2 tot 3 mensen voor ontvangst, catering en praktische hulp. Plan bovendien een reserve van 10 tot 20 procent voor uitval.
- Wanneer moet ik de startgroepen voor een boulderwedstrijd indelen?
- Maak de eerste indeling zodra de inschrijving sluit, meestal 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna categorie, dieetwensen en afmeldingen en verstuur de definitieve deelnemersbevestiging uiterlijk 2 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een boulderwedstrijd?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tafels, afzetpalen, bewegwijzering, registratie en jurytafels. Trek extra tijd uit voor routecontrole, het klaarleggen van valmatten en een gezamenlijke briefing vóór de eerste startgroep.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!