Checklist pour organiser un concours d’escalade de bloc

Un concours d’escalade de bloc demande plus qu’une salle et des voies prêtes à grimper. Il faut cadrer le format, les catégories et le nombre de participants, puis organiser les inscriptions, le jury, les ouvreurs et les bénévoles. Cette checklist regroupe 72 tâches et 51 fournitures pour suivre la préparation dans le bon ordre. Elle vous aide aussi à éviter les oublis fréquents : feuilles de score, groupes de départ, cartes d’itinéraire et consignes communes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d'escalade
Définir le format du concours
2 personnes
Définir les catégories du concours
2 personnes
Définir la limite de participants
Créer le formulaire d'inscription
Rédiger les informations du concours
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
Contacter les membres du jury
Enregistrer les constructeurs d'itinéraires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les règles de la compétition
Mettre à jour la liste des participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Établir la répartition des parcours
2 personnes
Rédiger les consignes du jury
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Envoyer la confirmation aux participants
Préparer les feuilles de score
2 personnes
Créer des badges prénom
Imprimer les cartes d'itinéraire
Préparer la table des prix
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les murs d’escalade de bloc
2 personnes
Marquer les parcours de compétition
4 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer les cartes d’itinéraire
2 personnes
Placer les tables de score par zone
3 personnes
Organiser le briefing du jury
5 personnes
Tester le système d'inscription
2 personnes
Préparer les kits des participants
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Animer le tour de compétition
8 personnes
Vérifier les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les fiches de score
3 personnes
Saisir le classement intermédiaire
2 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Préparer les parcours de la finale
4 personnes
Encadrer la finale
8 personnes
Traiter les scores finaux
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer le mur d'escalade
3 personnes
Archiver les données de score
Publier les résultats
Remercier les participants
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Tasses à caféqté 50

Matériel de sport

Numéros de départqté 80
Feuilles de scoreqté 120
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d’itinéraireqté 100
Flèches de directionqté 30
Ruban de compétitionqté 12
Ruban d’escaladeqté 20
Balles de craieqté 30
Seaux à craieqté 12
Sets de brossesqté 20
Tapis de chuteqté 4
Chronomètresqté 8
Prises d’escalade de rechangeqté 30
Trophéesqté 9
Médaillesqté 30

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleur
Microphone
Affichage du minuteur

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format, les catégories et la limite de participants avant d’ouvrir les inscriptions. Ces trois décisions déterminent le formulaire, les groupes de départ et le nombre de feuilles de score à imprimer.
Réservez la salle d’escalade dès que la date est connue, puis confirmez les créneaux nécessaires pour l’installation, le concours et le rangement. Prévoyez au moins un temps séparé pour préparer les parcours et baliser les zones.
Constituez l’équipe du jury, des ouvreurs et des bénévoles plusieurs semaines à l’avance. Établissez ensuite un planning précis par poste : accueil, circulation, scores, ravitaillement et rangement.
Envoyez les règles et la confirmation aux participants avant le concours, avec leur catégorie, leur groupe de départ et l’horaire d’arrivée. Demandez aussi les besoins alimentaires suffisamment tôt pour adapter les achats et le service.
Préparez les feuilles de score, les cartes d’itinéraire, les numéros de départ et les badges prénom avant le jour J. Gardez des stylos, des presse-papiers et une imprimante de secours à proximité : une feuille manquante peut ralentir tout un groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d’escalade de bloc ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recruter le jury et les bénévoles, ouvrir les inscriptions, commander les trophées ou médailles et finaliser les parcours.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d’escalade de bloc ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date du concours. Fermez-les dès que la limite de participants est atteinte, ou au plus tard 7 jours avant, afin de pouvoir traiter les besoins alimentaires et répartir les groupes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours d’escalade de bloc ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis répartissez-les par créneaux et par fonction. Ajoutez une personne référente pour les scores et une autre pour coordonner les changements de poste.
Quand préparer les feuilles de score et les cartes d’itinéraire ?: Finalisez-les 2 à 3 jours avant le concours, après la répartition des parcours et des groupes. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les feuilles peuvent être perdues, tachées ou remplies par erreur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.