Checklist para organizar una competición de boulder

Organizar una competición de boulder exige coordinar la sala, las categorías, los participantes y el equipo de competición en el orden correcto. Este plan reúne 72 tareas y 51 elementos para que no olvides aspectos como las reglas para los jueces, los grupos de salida, las hojas de puntuación o las preferencias dietéticas. Empieza por reservar la sala y definir el formato; después abre las inscripciones y cierra la logística de rutas, voluntarios y premios. Usa la checklist como calendario de preparación hasta el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala de escalada
Definir el formato de la competición
2 personas
Definir las categorías del concurso
2 personas
Establecer el límite de participantes
Crear el formulario de inscripción
Redactar la información de la competición
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Registrar a los diseñadores de rutas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar las reglas de la competición
Actualizar la lista de participantes
Dividir los grupos de salida
2 personas
Distribuir la ruta
2 personas
Redactar las instrucciones para el jurado
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Encargar premios
Enviar confirmación a los participantes
Preparar formularios de puntuación
2 personas
Hacer etiquetas con nombres
Imprimir mapas de ruta
Preparar la mesa de premios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los muros de boulder
2 personas
Señalizar las rutas del concurso
4 personas
Preparar el material de competición
3 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colocar los mapas de ruta
2 personas
Colocar las mesas de puntuación por zona
3 personas
Hacer el briefing con el jurado
5 personas
Probar el sistema de registro
2 personas
Preparar los paquetes para participantes
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Coordinar la ronda de competición
8 personas
Comprobar puntuaciones
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger formularios de puntuación
3 personas
Introducir el balance provisional
2 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Preparar los recorridos de la final
4 personas
Coordinar la final
8 personas
Procesar las puntuaciones finales
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la zona de catering
2 personas
Limpiar el suelo de escalada
3 personas
Archivar los datos de puntuación
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 30
Mesas altascant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Tazas de cafécant. 50

Material deportivo

Dorsalescant. 80
Hojas de puntuacióncant. 120
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Tarjetas de rutacant. 100
Flechas de rutacant. 30
Cinta para competicióncant. 12
Cinta de escaladacant. 20
Pelotas de tizacant. 30
Cubos de tizacant. 12
Set de cepilloscant. 20
Colchonetas de caídacant. 4
Cronómetroscant. 8
Garras de escalada de repuestocant. 30
Troféos de premiocant. 9
Medallascant. 30

Equipo

Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz
Micrófono
Pantalla del temporizador

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Pinzascant. 6

Decoración

Pósters del concursocant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 8
Pegatinas con nombrecant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de abrir las inscripciones y fija desde el principio el formato, las categorías y el límite de participantes. Ese límite determina cuántos grupos de salida, jueces y voluntarios necesitarás.
Envía las reglas a los participantes antes de la competición y prepara instrucciones separadas para el jurado. Incluye cómo se puntúa cada bloque, los tiempos y el procedimiento para resolver dudas.
Cierra la distribución de rutas y los mapas con antelación: imprime las tarjetas y las flechas de ruta antes de que llegue el primer grupo. Lleva también hojas de puntuación, portapapeles y bolígrafos de reserva.
Prepara un horario de voluntarios con turnos y responsables concretos. Confirma también quién registra participantes, quién entrega dorsales y quién recoge las puntuaciones para evitar colas al inicio.
Haz un recuento final del material deportivo y técnico el día anterior. Comprueba especialmente los cronómetros, las tablets o portátiles, la impresora, la cinta de competición, los cepillos, la tiza y las colchonetas de caída.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una competición de boulder?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar una sala, contactar con jueces, diseñar rutas y encargar trofeos. Abre las inscripciones cuando estén definidos el formato, las categorías, el límite de participantes y las reglas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una competición de boulder?: Calcula como mínimo 1 voluntario por cada función crítica: recepción, control de grupos, apoyo al jurado y recogida de puntuaciones. Para grupos numerosos, añade 1 persona adicional por cada 20-25 participantes y prepara turnos para cubrir toda la jornada.
¿Qué material necesito para una competición de boulder?: Necesitarás, entre otros elementos, dorsales, tarjetas y mapas de ruta, hojas de puntuación, portapapeles, bolígrafos, cronómetros, cinta, cepillos, tiza y colchonetas de caída. Lleva un 10-15 % de material pequeño extra, sobre todo hojas, bolígrafos y dorsales.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una competición de boulder?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder actualizar la lista, dividir los grupos de salida y enviar las confirmaciones. Reserva ese margen para recoger preferencias dietéticas y corregir bajas o cambios de categoría.

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