Checklist voor een bosfietstocht organiseren

Een bosfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt toestemming voor het natuurgebied, een veilige start- en finishplek, routeborden en hulp bij pech of ongelukken. Plan ook tijd voor een verkenning ter plaatse en leg een alternatieve route vast. Op deze checklist staan de 49 taken en 41 spullen in een logische volgorde, van de eerste reserveringen tot het buffet na de finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand bepalen
2 personen
Start- en finishplek reserveren
Toestemming natuurgebied aanvragen
Verzekering en vergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Route digitaal uitwerken
Route ter plaatse verkennen
2 personen
Alternatieve route vastleggen
2 personen
Deelnemerslijst en noodnummers maken
Praktische deelnemersinformatie sturen
Routekaarten en deelnemerslijst printen
Fietsenmakersmateriaal controleren
EHBO-set en veiligheidsmateriaal controleren
Routeborden voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes en brood voorbereiden
3 personen
Soep en buffet voorbereiden
3 personen
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
Start- en finishterrein opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen en registreren
3 personen
Fietsen en veiligheidsuitrusting controleren
2 personen
Routebriefing geven
2 personen
Fietsgroepen laten vertrekken
3 personen
Achterrijder over de route sturen
2 personen
Tussenstop inrichten
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Pechgevallen ondersteunen
2 personen
Binnenkomende deelnemers registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Verlichting controleren
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Routeborden verwijderen
3 personen
Buffet en drankpunt afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Mokkenaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Besteksetsaantal 50
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Pionnenaantal 12
Fietspompenaantal 3
Fietsmultitoolsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Kettingolieaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Routekaarthoudersaantal 45

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 10
Fluitjesaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8

Verlichting

LED-werklampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route uiterlijk enkele weken vooraf vast en fiets hem daarna volledig na. Controleer kruisingen, onverharde stukken, bereikbaarheid voor hulpdiensten en plekken waar routeborden nodig zijn.
Vraag toestemming voor het natuurgebied en controleer vergunning en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Bewaar bevestigingen en voorwaarden bij de deelnemersinformatie.
Maak naast de deelnemerslijst een apart overzicht met noodnummers, dieetwensen en vrijwilligers. Print de routekaarten en lijst ook; in een bos werkt mobiele ontvangst niet overal.
Zet per begeleider een duidelijke taak en tijd vast. Laat vrijwilligers onder meer de routeborden plaatsen, het startterrein opbouwen en bij de finish het drankpunt of buffet bemannen.
Controleer het pech- en EHBO-materiaal één dag eerder en pak reserveonderdelen bij elkaar. Fietspompen, fietsmultitools, bandenlichters, reservebinnenbanden en kabelbinders liggen dan direct klaar voor kleine reparaties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een bosfietstocht te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voorbereiding. In die periode regel je toestemming, reserveringen, aanmeldingen, vrijwilligers, routeverkenning en catering; plan de definitieve controle van materiaal in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bosfietstocht?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor start en finish en extra begeleiders voor de route. Voeg bij grotere groepen ongeveer 1 routebegeleider per 10 tot 15 deelnemers toe, afhankelijk van afstand en terrein.
Wanneer moet ik de route van een bosfietstocht verkennen?: Verken de volledige route 1 tot 2 weken vooraf en controleer kritieke punten nogmaals in de laatste 2 dagen. Leg meteen een alternatieve route vast voor slecht weer, werkzaamheden of afgesloten boswegen.
Hoeveel drinken en eten moet ik voorzien na een bosfietstocht?: Reken voor de finish op 2 tot 3 drankjes per persoon en minstens 1 royale portie soep of buffet per deelnemer. Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je het brood, de hapjes en de soep kunt aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.