Checklist pour organiser une randonnée VTT en forêt
Une randonnée VTT en forêt se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions et la sécurité. Prévoyez un itinéraire de remplacement avant la reconnaissance sur le terrain, car un passage impraticable peut modifier toute la journée. Les participants doivent recevoir les horaires, la distance, le niveau de difficulté et les numéros d’urgence plusieurs jours à l’avance. Le jour J, le balisage, les réparations et le ravitaillement demandent chacun un responsable identifié.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
Réserver l’emplacement de départ et d’arrivée
Demander l'autorisation pour la réserve naturelle
Vérifier l’assurance et le permis
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Mettre en forme l’itinéraire numériquement
Repérer l’itinéraire sur place
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Créer la liste des participants et les numéros d’urgence
Envoyer les informations pratiques aux participants
Imprimer les cartes d’itinéraire et la liste des participants
Vérifier le matériel de réparation de vélos
Vérifier la trousse de premiers secours et le matériel de sécurité
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas et le pain
3 personnes
Préparer la soupe et le buffet
3 personnes
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
3 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
5 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Événement
Accueillir et enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les vélos et l’équipement de sécurité
2 personnes
Faire le briefing du parcours
2 personnes
Laisser partir les groupes de cyclistes
3 personnes
Informer le suiveur du parcours
2 personnes
Aménager le point de halte
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Rassembler les objets trouvés
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Démonter le buffet et le point boissons
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses restantes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 50
- Nappesqté 6
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettesqté 50
- Petits bolsqté 50
- Tassesqté 50
- Verres à boireqté 60
- Couvertsqté 50
- Saladiers de serviceqté 8
- Louchesqté 8
Cuisine
- Thermosqté 4
- Marmites à soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Glacièresqté 4
Matériel de sport
- Panneaux de directionqté 35
- Cônesqté 12
- Pompes à véloqté 3
- Outils multifonctions pour véloqté 3
- Démonte-pneusqté 6
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Huile pour chaîneqté 2
- Serre-câblesqté 100
- Supports de cartes de parcoursqté 45
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 10
- Siffletsqté 6
- Couvertures de survieqté 6
Équipement
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Câbles de rechargeqté 8
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 6
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Sets de balaiqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par l’itinéraire et les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la randonnée. Une réserve naturelle peut exiger un accord spécifique, et le lieu de départ doit être réservé avant d’envoyer les invitations.
- Faites une reconnaissance complète du parcours 2 à 3 semaines avant le départ, puis testez aussi l’itinéraire alternatif. Notez les croisements où un panneau, un cône ou un bénévole sera nécessaire.
- Envoyez les informations pratiques au plus tard 5 jours avant l’événement : heure de départ, distance, difficulté, équipement conseillé, accès, stationnement et numéro à appeler en cas d’urgence.
- Prévoyez un bénévole pour environ 15 à 20 participants sur les points sensibles. Remettez à l’équipe la liste des participants, les numéros d’urgence, des sifflets et une trousse de premiers secours.
- Préparez le ravitaillement la veille : boissons au frais, en-cas portionnés et soupe prête à réchauffer. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure et vérifiez séparément le matériel de réparation, notamment les chambres à air et les démonte-pneus.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée VTT en forêt ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour une randonnée avec réservation, autorisation et inscriptions. Faites la reconnaissance finale du parcours 2 à 3 semaines avant le départ et envoyez les consignes aux participants au moins 5 jours avant.
- Quand faut-il demander l’autorisation pour une randonnée VTT en forêt ?
- Déposez la demande dès que le parcours est défini, idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Attendez la confirmation avant de communiquer le parcours comme définitif ou d’imprimer le balisage.
- Quel matériel prévoir pour réparer les vélos pendant une randonnée VTT ?
- Prévoyez au minimum une pompe, un outil multifonction, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange, de l’huile pour chaîne et des serre-câbles. Répartissez ce matériel entre le départ, le ravitaillement et au moins un bénévole mobile.
- Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée VTT ?
- Comptez environ 1 bénévole pour 15 à 20 participants, en ajoutant une personne responsable du départ, une du ravitaillement et une de l’arrivée. Pour 60 participants, prévoyez donc au moins 4 à 6 bénévoles selon la complexité du parcours.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !