Checklist voor een bosbruiloft organiseren

Een bosbruiloft vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie locatie en versiering. Je moet vroeg toestemming regelen, leveranciers op elkaar afstemmen en zorgen voor tenten, meubilair, servies, stroom en een plan voor regen. Begin met de datum en locatie, werk daarna via gasten en leveranciers naar het draaiboek en de boodschappen. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van de ceremonieambtenaar en cateraar tot gekoelde dranken en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en boslocatie vastleggen
2 personen
Toestemming voor locatie regelen
Ceremonieambtenaar reserveren
Cateraar reserveren
Fotograaf reserveren
Muziek en geluidsset reserveren
Partytenten en meubilair reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Gastenlijst controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer en parkeerroutes delen
Draaiboek voor leveranciers maken
2 personen
Tafelindeling maken
2 personen
Menukaart en allergenen controleren
2 personen
Ceremonieprogramma afdrukken
Naambordjes maken
2 personen
Plaatskaarten maken
2 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Welkomsttassen vullen
2 personen
Decoratie en materialen laden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Parkeerroute en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ceremonieplek inrichten
4 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Buffet- en barplek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Tafellinnen en servies klaarzetten
3 personen
Licht- en stroomvoorziening testen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Persoonlijke bloemen klaarzetten
2 personen
Ceremonieprogramma klaarleggen
Leveranciers ontvangen
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
Gasten naar ceremonie begeleiden
2 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Groepsfoto's maken
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels naar diner opmaken
3 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerborden en bestek aanvullen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
Gebak aansnijden en serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Muziek starten
Late snacks serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren en bijvullen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Terrein op zwerfafval controleren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Borg en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Ceremoniestoelenaantal 80
Trouwboog
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinerlepelsaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Karaffenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Kurkentrekkeraantal 4
Flessenopenersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Stoffen servettenaantal 100
Bloemenvazenaantal 20
Kunstbloemenaantal 120
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Plaatskaarthoudersaantal 90
Naambordjesaantal 90
Ceremonieprogramma'saantal 90
Kaarsen in glazenaantal 40
Ringkussen
Gastenboek
Pennenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de boslocatie en toestemming als eerste. Controleer meteen waar leveranciers mogen laden en lossen, waar auto’s parkeren en welke voorzieningen al aanwezig zijn; zonder die informatie kan een cateraar of verhuurder niet goed plannen.
Reserveer partytenten, tafels, stoelen en ceremoniestoelen ruim vooraf. Plan bij de opbouw ook tijd voor de trouwboog, buffettafels en kledingrekken, zodat leveranciers niet tegelijk op een smalle bosweg aankomen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele weken voor de bruiloft en laat de menukaart en allergenen daarna nog één keer controleren. Maak op basis daarvan de tafelindeling, naambordjes en plaatskaarten in plaats van die op de laatste avond te corrigeren.
Neem in het leveranciersdraaiboek exacte aankomsttijden, contactpersonen, parkeerroute en losplaats op. Deel de route ook met gasten; een boslocatie kan slecht bereik hebben en een navigatie-app stuurt bezoekers niet altijd naar de juiste ingang.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bevestig daarna alle leveringen. Koel dranken tijdig in koelboxen, zet karaffen en glazen klaar en controleer of warmhoudbakken, thermoskannen, serveerbestek en flessenopeners op de locatie zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bosbruiloft plannen?: Begin idealiter 9 tot 12 maanden vooraf met datum, boslocatie en toestemming. Reserveer daarna zo snel mogelijk de ceremonieambtenaar, cateraar, fotograaf, muziek en partytenten.
Wat moet ik regelen voor regen bij een bosbruiloft?: Regel uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf voldoende partytenten en een alternatief voor de ceremonie. Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting en bevestig de opbouw, looproutes en bescherming van catering en apparatuur.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bosbruiloft?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor tenten, tafels, stoelen, trouwboog, catering en versiering. Voeg extra tijd toe als leveranciers via een onverharde of smalle toegangsweg moeten laden en lossen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een bosbruiloft versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 4 tot 6 weken voor de bruiloft. Dan heb je nog tijd om dieetwensen, vervoer, parkeerroutes, tafelindeling en hoeveelheden te verwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.