Mariage en forêt : la checklist pour ne rien oublier

Un mariage en forêt demande plus qu’un joli décor : il faut sécuriser le lieu, prévoir la météo et coordonner les prestataires avec précision. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du terrain jusqu’au refroidissement des boissons. Elle couvre aussi les points souvent réglés trop tard, comme les itinéraires, les allergies, le mobilier et les livraisons. Les 78 tâches et 65 éléments du plan vous servent de fil conducteur jusqu’au jour de la cérémonie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu en forêt
2 personnes
Obtenir l'autorisation pour le lieu
Réserver l’officiant
Réserver le traiteur
Réserver le photographe
Réserver la musique et le système de sonorisation
Réserver les tentes de fête et le mobilier
Concevoir les invitations
2 personnes
Vérifier la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les itinéraires de transport et de stationnement
Préparer le déroulé pour les fournisseurs
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Vérifier la carte et les allergènes
2 personnes
Imprimer le programme de la cérémonie
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les cartes de placement
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sacs de bienvenue
2 personnes
Charger la décoration et le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer l’itinéraire de parking et la signalisation
2 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace buffet et bar
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le linge de table et la vaisselle
3 personnes
Tester l’éclairage et l’alimentation électrique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Préparer les fleurs individuelles
2 personnes
Préparer le programme de la cérémonie
Accueillir les fournisseurs
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à la cérémonie
2 personnes
Animer la cérémonie
3 personnes
Prendre des photos de groupe
2 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dresser les tables pour le dîner
3 personnes
Accompagner les invités au dîner
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner les assiettes et les couverts du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Encadrer les discours
2 personnes
Dégager la piste de danse
3 personnes
Lancer la musique
Servir les snacks de fin de soirée
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler l’équipement
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier l'absence de déchets sur le site
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Gérer la consigne et le retour des emballages

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaises de cérémonieqté 80
Arche de mariage
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Couverts de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Louchesqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Tire-bouchonqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Chemins de tableqté 10
Serviettes en tissuqté 100
Vases à fleursqté 20
Fleurs artificiellesqté 120
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Porte-cartes de tableqté 90
Badges nominatifsqté 90
Programmes de cérémonieqté 90
Bougies dans des verresqté 40
Coussin d’alliances
Livre d’or
Stylosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par obtenir l’autorisation du site avant de réserver le traiteur, le photographe ou les tentes. Vérifiez aussi les règles concernant le feu, la musique, les horaires et le stationnement.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les réponses, les régimes alimentaires et les allergies avant de finaliser le plan de table. Prévoyez une date limite claire, au moins quelques semaines avant le mariage.
Pour un mariage en forêt, partagez les itinéraires et les consignes de stationnement avec les invités et les fournisseurs. Indiquez les derniers mètres à parcourir, surtout si le terrain n’est pas accessible à toutes les voitures.
Confirmez les livraisons et le montage dans un déroulé unique. Précisez l’heure d’arrivée des tentes, des tables, des chaises, du matériel sonore et du traiteur, puis désignez une personne de contact sur place.
Contrôlez la météo la veille et préparez une décision de repli suffisamment tôt. Les boissons doivent être refroidies avant l’arrivée des invités, et les verres, carafes, thermos et glacières doivent être répartis entre cérémonie, repas et accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mariage en forêt ?: Prévoyez au minimum 6 à 12 mois pour réserver le lieu, obtenir l’autorisation et trouver les principaux prestataires. Commencez plus tôt si la date est très demandée ou si le site impose des démarches particulières.
Quand envoyer les invitations pour un mariage en forêt ?: Envoyez-les plusieurs mois avant la cérémonie et fixez une date limite de réponse au moins 4 à 6 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les quantités au traiteur, les allergies et le plan de table.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour un mariage en forêt ?: Prévoyez des tentes adaptées, un sol praticable et une solution claire pour la cérémonie comme pour le repas. Consultez les prévisions 48 heures avant, puis confirmez les ajustements avec les fournisseurs la veille.
Quand confirmer les livraisons et le déroulé du mariage ?: Envoyez le déroulé détaillé aux fournisseurs environ 2 semaines avant, puis reconfirmez chaque livraison 48 à 72 heures avant. Indiquez les horaires, l’accès au site, le stationnement et le numéro de la personne responsable sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.