Waldhochzeit organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Waldhochzeit braucht mehr Vorbereitung als eine Feier an einem festen Veranstaltungsort. Neben Standesbeamtem, Catering und Musik musst du Genehmigung, Zufahrt, Parkplätze, Strom, Wetter und Lieferzeiten koordinieren. Beginne mindestens 9 bis 12 Monate vorher mit Datum und Waldort; Zelte, Mobiliar und Dienstleister folgen direkt danach. In den letzten 14 Tagen prüfst du Zusagen, Allergene, Sitzordnung, Lieferungen und die Wetterlage. So bleibt am Hochzeitstag nur noch die Umsetzung nach Plan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Waldort festlegen
2 Personen
Genehmigung für den Veranstaltungsort einholen
Standesbeamten reservieren
Caterer reservieren
Fotograf buchen
Musik und Tonanlage reservieren
Partyzelte und Möbel reservieren
Einladungen gestalten
2 Personen
Gästeliste prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transport- und Parkrouten teilen
Ablaufplan für Lieferanten erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Speisekarte und Allergene prüfen
2 Personen
Zeremonieprogramm drucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Platzkarten erstellen
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Lieferungen bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Willkommensbeutel füllen
2 Personen
Dekoration und Materialien verladen
3 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Parkroute und Beschilderung aufstellen
2 Personen
Partyzelte aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Zeremonieort einrichten
4 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Buffet- und Barbereich einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Tischwäsche und Geschirr bereitstellen
3 Personen
Licht- und Stromversorgung testen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Persönliche Blumen bereitstellen
2 Personen
Zeremonieprogramm bereitlegen
Lieferanten empfangen
2 Personen

Event

Gäste begrüßen
3 Personen
Begrüßungsgetränke ausschenken
3 Personen
Gäste zur Zeremonie begleiten
2 Personen
Zeremonie begleiten
3 Personen
Gruppenfotos machen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tische fürs Abendessen eindecken
3 Personen
Gäste zum Abendessen begleiten
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendteller und Besteck auffüllen
2 Personen
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
Gebäck anschneiden und servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Reden begleiten
2 Personen
Tanzfläche freiräumen
3 Personen
Musik starten
Späte Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren und nachfüllen
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
3 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Ausrüstung sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Gelände auf Müll überprüfen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Pfand und Verpackung abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
Stühle für die ZeremonieAnz. 80
Hochzeitsbogen
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
SuppenlöffelAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierbesteckAnz. 20
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 10
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 48

Dekoration

TischläuferAnz. 10
StoffserviettenAnz. 100
BlumenvasenAnz. 20
KunstblumenAnz. 120
Willkommensschild
TischnummernAnz. 10
PlatzkartenhalterAnz. 90
NamensschilderAnz. 90
ZeremonieprogrammeAnz. 90
Kerzen im GlasAnz. 40
Ringkissen
Gästebuch
StifteAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Genehmigung für den Waldort mindestens 6 Monate vorher. Frage dabei auch nach Zufahrt, Parkmöglichkeiten, Strom, Toiletten, Feuer und der erlaubten Endzeit.
Reserviere Partyzelte, Tische, Stühle, Buffetische und Zeremonienstühle spätestens 4 bis 6 Monate vor der Hochzeit. Plane eine überdachte Alternative, sobald Regen oder starker Wind den Ablauf gefährden könnten.
Verschicke die Einladungen etwa 12 bis 16 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 6 bis 8 Wochen. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Allergene sowie Anreise- und Parkhinweise gemeinsam mit den Zusagen.
Lege 2 bis 3 Wochen vorher einen Lieferantenplan mit Uhrzeiten und Ansprechpartnern an. Für Catering, Zelt, Möbel, Musik und Fotograf sollten Zufahrt, Abladeplatz und Aufbauzeit eindeutig feststehen.
Kühle Getränke erst nach der letzten Lieferung und kontrolliere am Vortag Gläser, Geschirr, Karaffen, Servierbesteck, Korkenzieher und Flaschenöffner. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und lagere zusätzlich Wasser griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Waldhochzeit planen?: Beginne 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Waldort und Genehmigung. Zelt, Catering, Fotograf, Musik und Mobiliar solltest du innerhalb der nächsten 2 bis 3 Monate reservieren.
Welche Genehmigungen braucht man für eine Hochzeit im Wald?: Das hängt vom Waldort und der Gemeinde ab; kläre die Nutzung mindestens 6 Monate vorher mit Eigentümer und zuständiger Behörde. Frage schriftlich nach Musik, Feuer, Zelten, Strom, Parken und der zulässigen Endzeit.
Wann verschickt man Einladungen zur Waldhochzeit?: Verschicke die Einladungen 12 bis 16 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 6 bis 8 Wochen. Transport- und Parkrouten sollten spätestens mit der Einladung mitgeteilt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Waldhochzeit?: Plane für Zelte, Möbel, Zeremonienbereich, Buffet und Technik mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Lege 2 bis 3 Wochen vorher einen Aufbauplan mit Lieferzeiten und verantwortlichen Personen fest.

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