Checklist voor een goed georganiseerde bordspelavond

Een bordspelavond staat of valt met een logische indeling van de ruimte en spellen die op tijd klaarstaan. Reserveer eerst de ruimte, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen en spelvoorkeuren. Controleer daarna of de gekozen spellen compleet zijn en deel ze in per speeltafel. Op de dag zelf richt je tafels, stoelen, buffet en servies in voordat de gasten binnenkomen. Met deze checklist houd je ook de praktische details bij die vaak te laat worden geregeld, zoals koeling, spelregels en reservebenodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spelvoorkeuren inventariseren
Bordspellen selecteren
Spelregels controleren
Spellen compleet maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie openen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Speltafels indelen
2 personen
Spellen uitstallen
2 personen
Servies klaarzetten
Buffet klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Speltafels toelichten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Spelondersteuning bieden
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
Laatste spelronde aankondigen

Nazorg

Spellen en onderdelen controleren
2 personen
Spellen inpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 5
Stoelenaantal 20
Tafelkledenaantal 5
Buffettafel

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 12
Spelorganizersaantal 6
Dobbelstenenaantal 12
Kaartbeschermersaantal 2
Scoreblokkenaantal 4
Potlodenaantal 20
Pennenaantal 10
Timeraantal 4
Speelgeldbakjesaantal 6

Servies

Glazenaantal 24
Koffiekopjesaantal 20
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Bluetoothspeaker

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 5
Welkomstbord

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel spelvoorkeuren samen met de aanmeldingen en maak uiterlijk een week vooraf een selectie. Controleer daarna elk spel op spelregels, kaarten, pionnen en dobbelstenen.
Plan per speeltafel genoeg ruimte voor het bord, speelstukken en drinken. Zet spelorganizers, scoreblokken, potloden en een timer klaar voordat de eerste ronde begint.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet extra glazen en water binnen handbereik. Zo hoef je tijdens het uitleggen van de spellen niet steeds de ruimte te verlaten.
Zet hapjes op schaaltjes en serveerschalen die zonder morsen naast de speeltafels kunnen staan. Houd dieetwensen apart herkenbaar en controleer ze opnieuw bij het klaarzetten van het buffet.
Open de locatie minstens 60 minuten voor ontvangst. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, sfeerverlichting, muziek, spellen uitstallen en een laatste controle van servies en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bordspelavond organiseren?: Reserveer de ruimte bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken van tevoren, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en spelvoorkeuren tijdig kunt verwerken.
Hoeveel bordspellen heb ik nodig voor een bordspelavond?: Kies minimaal 1 spel per geplande speeltafel en houd 2 extra spellen achter de hand. Bij 4 tafels betekent dat bijvoorbeeld 6 spellen, zodat je kunt wisselen wanneer een spel niet bij de groep past.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bordspelavond klaar te zetten?: Reken op minimaal 60 minuten voor de inrichting van de locatie. Reserveer daarnaast 15 tot 20 minuten voor het controleren van spellen, het klaarzetten van spelmateriaal en het toelichten van de tafels.
Hoeveel drank en hapjes moet ik voorzien voor een bordspelavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van de duur van de avond. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon per uur een bruikbaar uitgangspunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.