Bootbeurs organiseren: checklist en planning

Een bootbeurs vraagt om meer voorbereiding dan alleen stands neerzetten. Je regelt tegelijk de aanmeldingen van exposanten, de indeling van de beursvloer, entree, catering en de informatie voor bezoekers. Begin met datum en openingstijden, open daarna de registratie en werk toe naar een duidelijke plattegrond met standnummers. In de laatste dagen draait alles om controleren, printen, klaarleggen en opbouwen. Met deze checklist houd je overzicht over wat wanneer geregeld moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Exposanten registreren
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Parkeerinformatie versturen
Plattegrond van stands maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standwanden en displays plaatsen
4 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Statafels en zitplekken plaatsen
3 personen
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten helpen met opbouw
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Exposanten begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval rond de stands verwijderen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Exposanten begeleiden bij afbouw
4 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Displays en decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte dranken opruimen
2 personen
Registratielijsten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 12
Balietafelaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Handlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Standnummersaantal 30
Tafeldecoratieaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Aankondigingsbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 80

Promotie

Naamkaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 400
Plattegrondenaantal 350
Programmakaartenaantal 350
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Brandblussersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur parkeerinformatie tegelijk met de bevestiging van de aanmelding. Bezoekers en exposanten zoeken die informatie vaak pas vlak voor vertrek; zet daarom ook pijlborden en aankondigingsborden klaar voor de opbouwdag.
Maak de standindeling zodra de eerste exposanten zijn geregistreerd en reserveer ruimte voor looppaden, entree en catering. Verstuur plattegrond, standnummer en opbouwinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de beurs.
Print naamkaartjes, standnummers en bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Controleer de deelnemerslijst 2 dagen vooraf, sorteer de naamkaartjes per onderdeel en leg extra blanco exemplaren bij de entreebalie.
Plan de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en verzamel dieetwensen voordat je bestelt. Koel dranken op tijd en zet koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen, borden en bestek op één controlelijst.
Test tijdens de opbouw alle verlichting, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels. Houd mobiele telefoons of portofoons beschikbaar voor de organisatie en controleer vóór opening of de betaalterminal en entreebalie werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bootbeurs organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken voor de beurs met datum, openingstijden en exposantenregistratie. Plan de plattegrond en standnummers zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn, zodat je informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf kunt versturen.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een bootbeurs?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken vooraf en geef exposanten minstens 4 weken om zich aan te melden. Stuur daarna standnummer, plattegrond en praktische informatie opnieuw zodra de indeling definitief is.
Wanneer regel ik catering voor een bootbeurs?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 2 weken voor de beurs en bestel daarna de catering op basis van de actuele deelnemerslijst. Controleer 2 dagen vooraf de aantallen, serviesvoorraad en gekoelde dranken.
Wanneer bouw je een bootbeurs op?: Plan de opbouw minimaal een halve dag vóór opening, zeker als standwanden, displays, verlichting en bewegwijzering geplaatst moeten worden. Controleer na het opstellen van tafels en stoelen elke stand en loop de bezoekersroute één keer volledig na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.