Organiser un salon nautique sans rien oublier
Un salon nautique repose sur une préparation précise : les exposants doivent connaître leur emplacement, les visiteurs doivent pouvoir s’inscrire et l’équipe doit être prête dès l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions à l’installation des stands. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les informations de parking, les badges, les rallonges et le refroidissement des boissons. Utilisez-la pour suivre les 52 tâches et les 47 fournitures du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les exposants
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Envoyer les infos de parking
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel promotionnel
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois et les présentoirs du stand
4 personnes
Baliser les stands des exposants
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer des tables hautes et des places assises
3 personnes
Aménager le point café et boissons
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Aider les exposants au montage
4 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Retirer les déchets autour des stands
2 personnes
Vérifier les toilettes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Accompagner les exposants lors du démontage
4 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Retirer les présentoirs et la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les boissons non utilisées
2 personnes
Archiver les listes d’inscription
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 30
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 12
- Table de comptoirqté 2
- Nappesqté 32
- Poubellesqté 12
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 12
- Téléphones portablesqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Terminal de paiementqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Réfrigérateursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 150
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 6
Décoration
- Numéros de standqté 30
- Décoration de tableqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux d’annonceqté 10
- Panneaux indicateursqté 20
- Porte-nomsqté 80
Promotion
- Badges nominatifsqté 250
- Braceletsqté 400
- Plansqté 350
- Cartes du programmeqté 350
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Passe-câblesqté 12
- Ruban de signalisationqté 4
- Extincteursqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date et les horaires d’ouverture avant d’ouvrir les inscriptions. Envoyez ensuite les invitations avec les informations pratiques, notamment l’accès et le parking, pour limiter les demandes de dernière minute.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant l’événement. Gardez une marge pour les participants ajoutés après la première liste.
- Attribuez les numéros de stand avant d’envoyer les informations aux exposants. Un plan final, accompagné d’une signalétique visible, évite les changements improvisés le matin de l’ouverture.
- Préparez les badges nominatifs et triez-les avant l’installation du comptoir d’entrée. Placez l’imprimante, l’ordinateur, le terminal de paiement et les téléphones au même endroit pour accélérer l’accueil.
- Testez l’éclairage, les rallonges, les multiprises et les talkies-walkies avant l’arrivée des exposants. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, suffisamment tôt pour qu’ils soient prêts dès l’ouverture.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un salon nautique ?
- Ouvrez les inscriptions dès que la date, les horaires et les premières informations pratiques sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le salon. Mettez ensuite la liste des participants à jour chaque semaine, puis quotidiennement pendant les 3 derniers jours.
- Quand envoyer le plan des stands aux exposants ?
- Envoyez le plan et les numéros de stand au moins 7 jours avant l’ouverture. Demandez aux exposants de signaler leurs besoins particuliers dans les 48 heures suivantes afin de garder du temps pour ajuster l’installation.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon nautique ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les tables, chaises, parois, présentoirs, comptoirs et panneaux. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage, les branchements, l’accueil et la signalétique avant l’arrivée du public.
- Quand préparer les badges et la signalétique ?
- Imprimez les badges et la signalétique 1 à 2 jours avant le salon, après une dernière vérification de la liste des participants et du plan des stands. Gardez quelques porte-noms vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
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