Checklist voor een boomkwekerij open dag organiseren

Een boomkwekerij open dag vraagt om meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je moet tegelijk de rondleidingsroute, demonstraties, verkoop van bomen en planten, catering en verkeersstromen regelen. Begin met datum en programma, werk daarna toe naar bestellingen, drukwerk en terreinindeling. In de laatste week controleer je vooral aanmeldingen, dieetwensen, prijzen, toiletten en bewegwijzering. Met deze checklist houd je overzicht over 43 taken en 34 benodigde spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciersbestellingen plaatsen
Parkeerterrein aanwijzen
2 personen
Rondleidingsroute uitzetten
2 personen
Bomen en demonstraties selecteren
2 personen
Borden en routekaarten ontwerpen
Drukwerk laten maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Terrein maaien en vegen
3 personen
Toiletten controleren
Bomen en planten prijzen
3 personen
Verkooptafels voorbereiden
2 personen
Koelers en dranken klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatiestands inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Boomverzorging demonstreren
2 personen
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
Planten en bomen verkopen
3 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein en toiletten schoonmaken
3 personen
Restanten opslaan
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Verkooptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloempottenaantal 20
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de rondleidingsroute uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer daarna of bezoekers langs de geselecteerde bomen en demonstraties komen zonder verkooptafels, kabels of voertuigen te kruisen.
Regel parkeerterrein, routekaarten en bewegwijzering minimaal 7 dagen vooraf. Bezoekers moeten vanaf de ingang direct zien waar ze parkeren, zich aanmelden en aan de rondleiding beginnen.
Bestel drukwerk en leveranciers minstens 2 weken voor de open dag. Controleer een week later of aantallen, dieetwensen, prijzen en informatie over bomen en planten nog kloppen.
Plan terreinwerk niet op de ochtend zelf: maai en veeg uiterlijk de dag ervoor, controleer de toiletten en zet afvalbakken op logische punten. Zo blijft de ochtend beschikbaar voor tafels, tenten, stands en verlichting.
Zet dranken en hapjes pas vlak voor opening klaar. Gebruik koelboxen voor koude dranken, thermoskannen voor koffie en thee en leg herbruikbare bekers, borden en serveerbestek per uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boomkwekerij open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Leg rondleidingen, demonstraties en leveranciersbestellingen uiterlijk 2 weken voor de open dag vast.
Wanneer moet ik de rondleidingsroute voor een open dag bepalen?: Bepaal de route ongeveer 2 weken vooraf, nadat je de bomen en demonstraties hebt geselecteerd. Controleer 1 week later de route opnieuw op veiligheid, bewegwijzering en loopruimte.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een boomkwekerij open dag?: Reserveer minimaal 4 uur voor partytenten, tafels, stoelen, verkooptafels, informatiestands, verlichting en bewegwijzering. Plan daarnaast 1 uur voor koffie, dranken, hapjes en een laatste controle.
Wanneer moet ik drinken en hapjes klaarmaken voor een open dag?: Zet koude dranken 2 tot 3 uur voor opening in de koelboxen. Bereid hapjes, koffie en thee in het laatste uur en controleer vlak voor ontvangst of alle uitgiftepunten compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.