Organiser les portes ouvertes de votre pépinière
Une journée portes ouvertes réussie se prépare par étapes, car les visiteurs doivent pouvoir se garer, suivre un parcours clair et trouver facilement les informations utiles. Commencez par fixer la date, le programme et les démonstrations, puis gérez les inscriptions et les commandes. Les derniers jours servent surtout à préparer le terrain, les prix, les tables de vente et l’accueil. Cette checklist vous aide à ne pas oublier les détails qui prennent du temps, comme la signalisation, les toilettes ou le refroidissement des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Passer les commandes fournisseurs
Désigner le parking
2 personnes
Tracer le parcours de visite
2 personnes
Sélectionner les arbres et les démonstrations
2 personnes
Concevoir les panneaux et les cartes d’itinéraire
Faire réaliser les imprimés
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tondre et balayer le terrain
3 personnes
Vérifier les toilettes
Tarifer les arbres et les plantes
3 personnes
Préparer les tables de vente
2 personnes
Préparer les glacières et les boissons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les stands d’information
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Démonstration de l’entretien des arbres
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Vendre des plantes et des arbres
3 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 6
- Tables de venteqté 4
- Poubellesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceintesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Couverts de serviceqté 8
- Thermosqté 4
Décoration
- Nappesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Pots de fleursqté 20
- Badges nominatifsqté 30
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance et indiquez la durée des visites, les démonstrations et les horaires d’accueil dans les invitations.
- Prévoyez un parcours de visite fléché avec un plan imprimé : vérifiez-le sur place la veille, notamment entre le parking, les stands d’information et les tables de vente.
- Terminez la tarification des arbres et des plantes au plus tard 3 jours avant l’ouverture, puis préparez les tables de vente avec des étiquettes lisibles et les moyens d’encaissement prévus.
- Réservez les tentes, tables, chaises, éclairages et rallonges au moins 2 semaines avant la date ; contrôlez le nombre de prises et la longueur des câbles lors de l’installation.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et préparez café, thé et en-cas dans une zone distincte des ventes pour éviter les files et les croisements.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser des portes ouvertes en pépinière ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la date pour fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour le terrain, la signalisation, les tables et les boissons.
- Comment organiser le parcours de visite d’une pépinière ?
- Prévoyez un itinéraire avec un point de départ, des panneaux visibles et une sortie clairement indiquée. Testez le parcours la veille et comptez environ 10 minutes supplémentaires pour corriger les zones peu lisibles ou encombrées.
- Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez-les au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
- Quand préparer les tables de vente et les panneaux ?
- Préparez les prix, les cartes et les panneaux au plus tard 3 jours avant l’événement. Installez les tables de vente, la signalisation et les stands d’information la veille, après le nettoyage du terrain.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !