Zo organiseer je een bonte avond zonder last-minute stress

Een bonte avond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Begin met datum, locatie en reserveringen, verzamel daarna aanmeldingen en optredens en wijs één presentator aan. Regel dieetwensen, boodschappen en decoratie voordat de uitvoeringsweek begint. Op de dag zelf bouw je de zaal op, test je microfoons en muziek en loop je elk optreden kort door. Zo blijft er tijdens de avond aandacht voor de gasten in plaats van voor losse kabels en ontbrekende spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaal en materialen reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en optredens vastleggen
2 personen
7
Presentator aanwijzen
8
Optredens en muziek verzamelen
2 personen
9
Techniek en microfoons testen
2 personen
10
Definitieve gastenlijst maken
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
16
Zaal openen
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
19
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
20
Verlichting ophangen
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
23
Optredens kort doorlopen
3 personen
24
Entree en garderobe klaarzetten
2 personen

Event

25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Programma openen
27
Koffie en thee serveren
3 personen
28
Eerste optredens begeleiden
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Pauze aankondigen
32
Buffet aanvullen
3 personen
33
Tweede optredens begeleiden
2 personen
34
Warme hapjes uitserveren
3 personen
35
Avondprogramma presenteren
36
Muziek verzorgen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Overgebleven eten verpakken
2 personen
40
Servies en glazen verzamelen
3 personen
41
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
42
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
43
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Materialen controleren en opbergen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekaantal 2
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 80

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk 2 weken vooraf vast. Noteer per optreden de naam, geschatte duur, benodigde muziek en eventuele microfoon; zo kan de presentator een logisch draaiboek maken.
Plan de techniekcheck niet pas bij aanvang. Test speakers, mengpaneel, laptop en beide draadloze microfoons minstens 60 minuten voordat de gasten komen, inclusief geluidsniveau en reservekabels.
Maak de podiumruimte vrij voordat je tafels en stoelen definitief neerzet. Houd een duidelijk looppad naar het podium en werk verlengkabels af met kabelmatten, zodat niemand tijdens een optreden struikelt.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en controleer de boodschappenlijst daarna nog één keer. Zet buffet, dranktafel, koffie en thee op aparte plekken; dat voorkomt opstopping bij binnenkomst.
Begin de opbouw minstens 3 uur voor de start. Zet eerst podium en techniek klaar, daarna tafels, stoelen, verlichting en versiering; richt entree en garderobe als laatste in zodat die niet in de weg staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bonte avond organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, locatie en uitnodigingen. Leg het programma en de optredens uiterlijk 2 weken vooraf vast, zodat techniek en boodschappen daarop kunnen worden afgestemd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bonte avond op te bouwen?: Reken op minstens 3 uur voor de opbouw van zaal, podium, geluid, verlichting, buffet en garderobe. Plan daarnaast 60 minuten voor een volledige techniekcheck en een korte doorloop van de optredens.
Hoeveel drank moet je inkopen voor een bonte avond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee en koel de dranken uiterlijk enkele uren voor de ontvangst.
Wanneer test je de microfoons en muziek voor een bonte avond?: Test alle microfoons, speakers, laptop en aansluitingen minstens 60 minuten voor binnenkomst. Laat daarna ieder optreden kort de muziek of microfoon proberen, omdat bestanden en volumeniveaus in de praktijk vaak afwijken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.