LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bonte avond organiseren: checklist en planning

Een bonte avond valt of staat met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Leg eerst datum, locatie en programma vast, verwerk daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, muziekbestanden en presentatieteksten. In de laatste week regel je bevestigingen, boodschappen en reserveringen. Op de dag zelf draait alles om toegang, opbouw en een controle van geluid en licht voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Optredens aanmelden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Herinnering versturen

  • Optredens bevestigen

    2 personen

  • Muziekbestanden verzamelen

    2 personen

  • Muziekbestanden controleren

    2 personen

  • Presentatieteksten schrijven

    2 personen

  • Presentatoren instrueren

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Boodschappenlijst maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Sleutels en toegang regelen

  • Podiumruimte vrijmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Podium opbouwen

    4 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    3 personen

  • Lichtapparatuur opstellen

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Informatiebord plaatsen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

Event

  • Inloop begeleiden

    3 personen

  • Gasten verwelkomen

    2 personen

  • Programma openen

    2 personen

  • Optredens aankondigen

    2 personen

  • Muziek bedienen

    2 personen

  • Licht bedienen

  • Optredens begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Programma afsluiten

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Podium afbreken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten controleren

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 70
  • Tafelsaantal 10
  • Podiumdelenaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Speakersaantal 2
  • Microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Mengpaneel
  • Laptop
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

  • Podiumlampenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

  • Herbruikbare glazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 10

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • IJsblokjesbakkenaantal 3
  • Thermoskannenaantal 4

Decoratie

  • Ballonnenaantal 100
  • Slingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 10
  • Programmapostersaantal 6
  • Naamkaartjesaantal 80

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Bezem en blikaantal 2
  • Dweilsetsaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de optredens vóór je de uitnodigingen verstuurt. Houd per optreden een vaste tijd aan en reserveer daarnaast minimaal 20 minuten voor wissels, aankondigingen en onverwachte uitloop.
  • Vraag muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op en test elk bestand op de laptop waarmee je de avond draait. Bewaar ook een tweede kopie op een USB-stick.
  • Maak dieetwensen onderdeel van de aanmelding en sluit de inventarisatie 5 dagen voor de bonte avond. Zo kun je boodschappen, serveerschalen en aparte opties nog tijdig aanpassen.
  • Test speakers, microfoons, mengpaneel, verlengkabels en podiumlampen minstens 2 uur vóór aanvang op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer vooral of de microfoon niet rondzingt.
  • Maak vóór de opbouw een plattegrond met podium, tafels, stoelen en kabelroutes. Houd looproutes vrij en leg een informatiebord en naamkaartjes klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bonte avond organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Plan de laatste bevestigingen, boodschappen en techniekcontrole in de week vóór de avond.
Wanneer moet ik optredens aanmelden voor een bonte avond?
Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vóór de bonte avond. Bevestig de definitieve optredens daarna uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief duur en muziekbestand.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bonte avond?
Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, podium, geluid, licht en versiering. Trek daarna nog 30 minuten uit voor een volledige doorloop van microfoons en muziek.
Wanneer verzamel ik dieetwensen voor een bonte avond?
Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie 5 dagen vóór het evenement. Controleer de aantallen nog één keer bij het klaarzetten van eten en drinken.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!