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Bunter Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bunter Abend steht und fällt mit einem klaren Programm, bestätigten Auftritten und funktionierender Technik. Kläre zuerst Datum und Ort, sammle danach Anmeldungen und Musikdateien und plane den Ablauf so, dass Moderation und Umbauten genügend Zeit haben. Kurz vor der Veranstaltung werden Bühne, Tische, Stühle, Licht und Ton aufgebaut und getestet. Auch Zugang, Verpflegung, Ernährungswünsche und die Information vor Ort gehören dazu – Punkte, die sonst schnell bis zum Veranstaltungstag liegen bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte anmelden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Erinnerung senden

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Musikdateien sammeln

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

    2 Personen

  • Präsentationstexte schreiben

    2 Personen

  • Moderatoren einweisen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Einlass betreuen

    3 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Programm öffnen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

    2 Personen

  • Musik bedienen

    2 Personen

  • Licht steuern

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Programm beenden

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 10
  • BühnenelementeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 80

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort frühzeitig und verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Anmeldeschluss und Anlaufstelle feststehen. Eine Erinnerung sollte spätestens einige Tage vor dem Bunten Abend rausgehen.
  • Plane Auftritte nicht nur nach ihrer Länge. Sammle Musikdateien rechtzeitig, prüfe jedes Format und schreibe Präsentationstexte, damit die Moderation zwischen den Programmpunkten nicht improvisieren muss.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Laptop und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Prüfe jedes Mikrofon einzeln und lege die Musikdateien auf dem vorgesehenen Laptop in der richtigen Reihenfolge ab.
  • Räume den Bühnenbereich vor dem Eintreffen der Gäste frei und stelle Bühne, Tische und Stühle zuerst auf. Plane anschließend Zeit für Licht, Dekoration und einen vollständigen Durchlauf der Technik ein.
  • Erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf und rechne Geschirr, Gläser und Servierschalen für alle angemeldeten Personen plus einen kleinen Puffer. Vergiss außerdem Zugangsschlüssel, Abfallbehälter und eine Infotafel am Eingang nicht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bunten Abend planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Auftritte, Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann verschickt man die Einladungen zum Bunten Abend?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Sende 5 bis 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Beginn, Ort und wichtigen Hinweisen.
Wann sollte die Technik für einen Bunten Abend getestet werden?
Teste Musikdateien, Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Laptop mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kompletter Funktionstest nach dem Aufbau, idealerweise 2 Stunden vor Beginn.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Bunten Abend?
Plane für Bühne, Tische, Stühle, Ton, Licht und Dekoration mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Halte danach noch 30 Minuten für einen Techniktest und letzte Korrekturen frei.

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