Zo organiseer je een boerenfietstocht

Begin met de route, datum en start- en eindlocatie; pas daarna kun je rustpunten, vrijwilligers en deelnemers goed vastleggen. Rijd de volledige route vooraf, controleer kruisingen en bepaal waar fietsers kunnen pauzeren. Regel vervolgens meldingen, routekaarten, bewegwijzering en fietshulp. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, materiaal en een alternatief bij slecht weer. Zo voorkom je dat problemen pas bij de eerste boerderij of onderweg zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie bevestigen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Route volledig voorrijden
3 personen
5
Rustpunten met boeren vastleggen
2 personen
6
Routekaarten ontwerpen
7
Routekaarten laten drukken
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Deelnemers bevestigen
14
Vrijwilligers inplannen
15
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
16
Fietshulp regelen
17
EHBO-middelen controleren
18
Weersverwachting controleren
19
Alternatief programma bepalen
2 personen
20
Routeborden voorbereiden
2 personen
21
Pijlen en linten sorteren
2 personen
22
Fietsen en karren controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen

Event

25
Routeborden plaatsen
4 personen
26
Rustpunten bevoorraden
4 personen
27
Startterrein opbouwen
6 personen
28
Partytenten opzetten
4 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
30
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes en fruit klaarzetten
3 personen
33
Fietscontrole inrichten
2 personen
34
EHBO-tafel inrichten
35
Muziek en microfoon testen
2 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers kort instrueren
2 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Polsbandjes uitdelen
2 personen
40
Route en veiligheidsregels uitleggen
41
Startgroepen indelen
2 personen
42
Eerste fietsers laten vertrekken
3 personen
43
Verkeerspunten bemannen
4 personen
44
Rustpunt één bemannen
2 personen
45
Rustpunt twee bemannen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
48
Fietspech verhelpen
2 personen
49
EHBO verlenen
2 personen
50
Achterrijdende deelnemers volgen
2 personen
51
Binnenkomende fietsers registreren
2 personen
52
Fietsen stallen begeleiden
2 personen
53
Borrelhapjes serveren
3 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Buffet opbouwen
4 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Koffie en thee bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Muziek verzorgen
60
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Eindterrein afbreken
6 personen
62
Routeborden ophalen
4 personen
63
Overgebleven eten koelen
2 personen
64
Servies en glazen afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Koelboxen en thermoskannen reinigen
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Routeborden herstellen en opslaan
2 personen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen
72
Deelnemers bedanken
73
Leveranciersfacturen controleren
74
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Fietsenrekkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reparatiestandaardsaantal 2
Binnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 4
Fietsreparatiesetsaantal 4
Fietsslotenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietshelmenaantal 6
Drinkrugzakkenaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 45
Richtingspijlenaantal 60
Houten paaltjesaantal 60
Afzetlintaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponsjesaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Nooddekensaantal 4
Zaklampenaantal 6

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 80
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 30
Polsbandjesaantal 80
Routekaartenaantal 80
Startnummersaantal 80
Kassabox
Contantgeld wisselgeld

Catering

Boodschappen

Tips

Rijd de volledige route uiterlijk twee weken vooraf met de fiets. Noteer afstand, verwachte fietstijd, lastige kruisingen en plekken waar pijlen of linten nodig zijn.
Leg rustpunten vroeg vast en geef per punt een verwachte aankomsttijd en deelnemersaantal door. Controleer ook of er voldoende ruimte is voor fietsenrekken, klaptafels en een partytent.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek. Verzamel dan dieetwensen, bevestig deelnemers en maak een vrijwilligersindeling met verkeersbegeleiders, fietshulp en EHBO.
Maak routekaarten en bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Sorteer pijlen en linten per routegedeelte en plaats de routeborden vóór de eerste deelnemers arriveren.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wanneer je overschakelt op het alternatief. Vul koelboxen, thermoskannen en waterkannen pas zo laat mogelijk, zodat drinken en eten onderweg koel blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een boerenfietstocht te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. In die periode leg je route, datum, start- en eindlocatie en rustpunten vast, regel je eventuele meldingen en open je de inschrijving.
Hoe ver van tevoren moet je de route van een boerenfietstocht voorrijden?: Rijd de route minstens 2 weken vooraf volledig voor. Doe daarna 2 tot 3 dagen voor de tocht nog een korte controle op wegwerkzaamheden, omleidingen en ontbrekende bewegwijzering.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boerenfietstocht?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 fietshulp en 1 verkeersbegeleider per druk of onoverzichtelijk kruispunt. Bij meerdere rustpunten is daarnaast per punt minstens 1 aanspreekpunt nodig.
Wanneer controleer je het weer voor een boerenfietstocht?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg uiterlijk 2 dagen van tevoren vast of je de normale route, extra schuilplekken of het alternatieve programma gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.