Organiser une randonnée cycliste à la ferme, étape par étape

Une randonnée cycliste à la ferme se prépare d’abord sur le terrain, pas autour d’une table. Commencez par fixer l’itinéraire, la date et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Le parcours doit être testé en voiture, avec des pauses définies avec les agriculteurs et une signalisation compréhensible. Ensuite viennent les participants, les bénévoles, l’assistance vélo, le ravitaillement et le plan de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
3 personnes
5
Définir des points de pause avec les agriculteurs
2 personnes
6
Concevoir les cartes d'orientation
7
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Confirmer les participants
14
Planifier les bénévoles
15
Briefer les agents de circulation
2 personnes
16
Prévoir une assistance vélo
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Vérifier les prévisions météo
19
Définir un programme de repli
2 personnes
20
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
21
Trier les flèches et les rubans
2 personnes
22
Vérifier les vélos et les chariots
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

25
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
26
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
27
Monter l’aire de départ
6 personnes
28
Installer les tentes de fête
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
33
Mettre en place le contrôle des vélos
2 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
35
Tester la musique et le micro
2 personnes
36
Accueillir les bénévoles
2 personnes
37
Briefer brièvement les bénévoles
2 personnes
38
Enregistrer les participants
3 personnes
39
Distribuer les bracelets
2 personnes
40
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
41
Répartir les groupes de départ
2 personnes
42
Laisser partir les premiers cyclistes
3 personnes
43
Occuper les points de circulation
4 personnes
44
Mobiliser un point de repos
2 personnes
45
Assurer le point de repos deux
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
48
Réparer une panne de vélo
2 personnes
49
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
50
Suivre les participants en queue de peloton
2 personnes
51
Enregistrer les cyclistes à l’arrivée
2 personnes
52
Encadrer le stationnement des vélos
2 personnes
53
Servir les amuse-bouches
3 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Monter le buffet
4 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Fournir la musique
60
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

61
Démonter l’aire d’arrivée
6 personnes
62
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes
64
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Nettoyer les glacières et les thermos
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Réparer et ranger les panneaux d’itinéraire
2 personnes
71
Gérer les objets trouvés
72
Remercier les participants
73
Vérifier les factures des fournisseurs
74
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Râteliers à vélosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Microphone
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 4
Supports de réparationqté 2
Chambres à airqté 10
Démonte-pneusqté 4
Kits de réparation véloqté 4
Antivols de véloqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Casques de véloqté 6
Sacs à eauqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 45
Flèches directionnellesqté 60
Piquets en boisqté 60
Ruban de balisageqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Couvertures de survieqté 4
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 80
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Braceletsqté 80
Cartes d'itinéraireqté 80
Numéros de départqté 80
Caisse
Monnaie pour la caisse

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’intégralité du circuit en voiture avant de publier la carte. Notez les croisements dangereux, les portions difficiles et le temps réel entre deux points de pause.
Réglez les autorisations avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi un délai de 7 à 14 jours pour obtenir les confirmations nécessaires et adapter l’itinéraire si un passage pose problème.
Fermez les inscriptions au moins 5 jours avant la randonnée afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. Gardez une liste à jour pour l’accueil et les pauses.
Préparez la signalisation la veille : triez les flèches et les rubans par portion du parcours, puis regroupez les panneaux à installer. Le jour même, contrôlez chaque carrefour avant l’arrivée des cyclistes.
Installez une assistance vélo identifiable avec au minimum une pompe, des démonte-pneus, des chambres à air et des kits de réparation. Vérifiez également les vélos de réserve, les chariots et les batteries externes avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste à la ferme ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, confirmer les agriculteurs, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il tester l’itinéraire d’une randonnée cycliste ?: Testez-le au moins 2 semaines avant l’événement, puis vérifiez à nouveau les points sensibles 2 ou 3 jours avant. Les travaux, barrières ou changements de circulation peuvent modifier le parcours.
Quand fermer les inscriptions pour une randonnée cycliste ?: Fermez-les idéalement 5 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de prévoir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de boissons et de repas.
Que prévoir en cas de pluie le jour de la randonnée ?: Décidez du programme de repli au moins 7 jours avant l’événement. Définissez à l’avance les conditions d’annulation ou de modification, les zones couvertes et le moyen de prévenir tous les participants.

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