Show à la ferme : la checklist pour tout organiser

Un show à la ferme demande de coordonner le programme, les animaux, le terrain et l’accueil du public. Commence par fixer la date, réserver le lieu et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les enclos, l’alimentation électrique, les toilettes et l’évacuation des déchets sont souvent réservés trop tard. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Contacter les soigneurs animaliers
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion en ligne
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les inscriptions des animaux
2 personnes
Enregistrer les coordonnées du vétérinaire
Réserver l’alimentation électrique
Organiser l’enlèvement des déchets
Réserver les toilettes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les indications d'accès
Faire les courses
3 personnes
Inspecter les enclos des animaux
3 personnes
Tondre et niveler le terrain
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Laisser les animaux s’habituer calmement
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les enclos pour animaux
4 personnes
Monter les clôtures et les portails
4 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter l’espace de démonstration sans podium
2 personnes
Installer les points d'information
2 personnes
Identifier les animaux
3 personnes
Nourrir et abreuver les animaux
3 personnes
Démarrer le service traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
Informer les accompagnateurs d'animaux
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Encadrer la présentation des animaux
4 personnes
Encadrer la démonstration agricole
3 personnes
Animer la visite guidée pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Nourrir et soigner les animaux
4 personnes
Garder les enclos des animaux propres
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Surveiller les animaux
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Encadrer le spectacle du soir
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Ramener les animaux
4 personnes

Suivi

S’occuper des animaux après l’événement
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les enclos des animaux
3 personnes
Démonter les barrières et les clôtures
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tables hautesqté 6

Soins aux animaux

Enclos pour animauxqté 8
Bacs à boissonsqté 12
Gamellesqté 12
Bottes de foinqté 10
Balles de pailleqté 12
Caisses de transport pour animauxqté 6
Licolsqté 4
Matériel de ligneqté 4
Ramasse-crottesqté 4
Brouettesqté 3
Filets de volièreqté 2
Kits de soins pour animauxqté 3

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de clôtureqté 24
Cônesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes à batterieqté 12
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de fermeqté 12
Flèches de directionqté 16
Badges nominatifsqté 40
Cartes de menuqté 12

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 120
Stylosqté 20
Braceletsqté 150
Caisse
Bac à monnaie

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de publier l’événement. Prévois aussi un créneau d’arrivée pour les soigneurs animaliers et un temps calme afin que les animaux s’habituent au lieu.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et les informations sur les animaux. Demande notamment les coordonnées du vétérinaire avant le jour du show.
Réserve les équipements qui nécessitent un prestataire au moins 2 à 3 semaines à l’avance : toilettes, alimentation électrique, tentes et enlèvement des déchets. Confirme chaque réservation quelques jours avant l’événement.
Inspecte les enclos, les barrières et le terrain avant l’installation du public. Tonds et nivelle les zones de circulation, puis garde des cônes, du ruban de balisage et une trousse de premiers secours à portée de main.
Calcule le catering à partir du nombre d’inscriptions confirmées, puis ajoute une marge de 10 %. Imprime le déroulé et les indications d’accès la veille pour que l’équipe puisse travailler même sans connexion.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un show à la ferme ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les toilettes, l’électricité et les équipements pour les animaux prennent souvent plus de temps que prévu.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre-les environ 4 semaines avant le show et fixe une date limite 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer le catering, les besoins alimentaires et les inscriptions des animaux.
Que faut-il prévoir pour les animaux pendant un show à la ferme ?: Prévois des enclos adaptés, des gamelles, de l’eau, du foin, du matériel de conduite et un kit de soins. Fais inspecter les installations le jour précédent et laisse les animaux s’acclimater calmement avant les démonstrations.
Quand vérifier la météo et préparer le terrain ?: Consulte les prévisions 5 à 7 jours avant, puis une dernière fois la veille. Termine la tonte, le nivellement et l’installation des zones couvertes au plus tard la veille du show.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.