Checklist para organizar un espectáculo de granja

Organizar un espectáculo de granja requiere coordinar animales, público, demostraciones y servicios sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 75 tareas y 60 materiales, desde reservar el terreno y comprobar permisos hasta preparar cercados, aseos y catering. Trabaja por plazos: primero confirma el lugar y los cuidadores; después abre las inscripciones y cierra proveedores; en la recta final revisa el terreno, el tiempo y la adaptación de los animales. Así sabrás qué debe estar confirmado antes de recibir al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y el terreno
Contactar a los cuidadores de animales
2 personas
Registrar las demostraciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar la promoción en línea
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar registros de animales
2 personas
Registrar los datos del veterinario
Reservar el suministro eléctrico
Organizar la recogida de residuos
Reservar los aseos
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar el inventario de material
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar indicaciones
Hacer la compra
3 personas
Inspeccionar los alojamientos de animales
3 personas
Cortar y nivelar el terreno
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Dejar que los animales se aclimaten con calma
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar los recintos para animales
4 personas
Montar las vallas y los accesos
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar el espacio de demostración sin escenario
2 personas
Montar puntos de información
2 personas
Identificar a los animales
3 personas
Dar de comer y agua a los animales
3 personas
Poner en marcha el catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
Instruir a los cuidadores de animales
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Coordinar la presentación de animales
4 personas
Coordinar la demostración agrícola
3 personas
Guiar la visita infantil
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Alimentar y cuidar a los animales
4 personas
Mantener limpios los recintos de los animales
3 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Supervisión del cuidado de los animales
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar el espectáculo nocturno
4 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Devolver los animales
4 personas

Seguimiento

Cuidar a los animales al finalizar
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar los corrales de animales
3 personas
Desmontar vallas y barreras
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 4
Mesas altascant. 6

Cuidado de animales

Cercados para animalescant. 8
Cuencos de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12
Fardos de henocant. 10
Pacas de pajacant. 12
Jaulas de transporte para animalescant. 6
Cabestroscant. 4
Material para vallascant. 4
Recogedores de excrementoscant. 4
Carretillascant. 3
Redes para aviarioscant. 2
Kits de cuidado de animalescant. 3

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Paneles de vallacant. 24
Conoscant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Contenedores térmicoscant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 6

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Lámparas de bateríacant. 12
Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Platos de granjacant. 12
Flechas de rutacant. 16
Tarjetas de nombrecant. 40
Cartas del menúcant. 12

Registro

Formularios de inscripcióncant. 120
Bolígrafoscant. 20
Pulserascant. 150
Caja registradora
Caja para cambio

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de abrir las inscripciones. Necesitarás esos datos para publicar horarios, enviar indicaciones y calcular la capacidad del terreno.
No dejes los registros de animales para la víspera. Recopila con antelación la identificación, los datos veterinarios y las necesidades de transporte de cada animal.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y las preferencias dietéticas, y confirma las cantidades varios días antes. Incluye platos, cuencos, vasos, tazas y cubiertos reutilizables, no solo comida y bebida.
Revisa el terreno antes de montar las carpas y los cercados. Cortar, nivelar y señalizar las zonas evita que las vallas, las mesas o las jaulas queden sobre superficies inestables.
Reserva con tiempo la electricidad, los aseos y la recogida de residuos. El día del evento comprueba también extintores, botiquines, guantes, conos y vallas de control antes de dejar entrar al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de granja?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el terreno, contactar con cuidadores y comprobar permisos y seguro. Deja la revisión del tiempo y la preparación final del terreno para los últimos 2 o 3 días.
¿Qué hay que preparar para los animales en un espectáculo de granja?: Prepara cercados, material para vallas, cuencos de agua y comida, heno, paja, cabestros y jaulas de transporte según los animales participantes. Inspecciona los alojamientos antes de la apertura y deja que los animales se aclimaten con calma, idealmente durante varias horas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder revisar preferencias dietéticas y calcular las cantidades. Haz la compra después de ese recuento y comprueba el inventario de vajilla y mobiliario como mínimo el día anterior.
¿Qué permisos y medidas de seguridad necesita un espectáculo de granja?: Comprueba los permisos aplicables, el seguro y las condiciones del recinto antes de anunciar el evento. Para la preparación, prevé rutas señalizadas con conos o cinta, vallas de control, botiquines y extintores; haz una revisión completa al menos 24 horas antes.

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