Zo organiseer je een boerderijexcursie

Een boerderijexcursie staat of valt met een strakke planning vóór de vertrekdag. Begin met de deelnemerslijst en leg daarna vervoer, boerderijbezoek, maaltijd en programma vast. Verzamel dieetwensen op tijd en communiceer vertrektijden zodra die zeker zijn. Op de dag zelf werk je met een aanwezigheidslijst, duidelijke veiligheidsinstructies en een compleet excursiepakket. Zo voorkom je dat de groep wacht, iemand achterblijft of praktische zaken op locatie ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer reserveren
6
Boerderijbezoek reserveren
7
Maaltijd reserveren
8
Programma bevestigen
9
Vertrektijden communiceren
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemersgegevens afdrukken
12
Route en contactgegevens printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Eten en drinken koelen
2 personen
15
Excursiepakketten samenstellen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Aanwezigheidslijst klaarleggen
18
Vertrekpunt inrichten
2 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen

Event

20
Deelnemers ontvangen
3 personen
21
Aanwezigheid registreren
2 personen
22
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
23
Naar de boerderij reizen
3 personen
24
Groep bij de boerderij aanmelden
2 personen
25
Boerderijrondleiding begeleiden
3 personen
26
Dierenactiviteit begeleiden
3 personen
27
Handen wassen begeleiden
2 personen
28
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Maaltijd serveren
4 personen
31
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Groepsfoto maken
34
Terugreis begeleiden
3 personen
35
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

36
Afval verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Koelboxen legen
39
Materialen schoonmaken
2 personen
40
Locatie schoon achterlaten
2 personen
41
Geleende materialen retourneren
42
Restanten opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 5
Klapstoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 5

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 45

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 4
Serveerkommenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Scharenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3
Handdoekrollenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3
Afvalgrijpersaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 6
Waterdichte laarzenaantal 45
Regenponcho'saantal 45

Overig

Clipboardsaantal 4
Balpennenaantal 20
Naambadgesaantal 50
Informatiebundelsaantal 45
Routekaartenaantal 10
Portofoonsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vervoer, boerderijbezoek en maaltijd eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je deelnemers meteen een realistisch programma en een duidelijke vertrektijd geven.
Sluit de aanmeldingen uiterlijk één week voor vertrek. Gebruik die termijn om dieetwensen te controleren, deelnemersgegevens af te drukken en excursiepakketten per persoon samen te stellen.
Controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek en pas kledingadvies daarop aan. Regenponcho's en waterdichte laarzen worden vaak vergeten wanneer de weersvoorspelling pas op de ochtend zelf wordt bekeken.
Richt het vertrekpunt minimaal 30 minuten voor vertrek in. Zet de aanwezigheidslijst klaar, vul de koelboxen, leg route en contactgegevens op een clipboard en houd powerbanks bij de hand.
Plan bij aankomst eerst de aanmelding bij de boerderij en daarna pas eten of vrije tijd. Geef de groep vóór vertrek korte veiligheidsinstructies en wijs aan wie de deelnemers telt bij elke verplaatsing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boerderijexcursie reserveren?: Reserveer het boerderijbezoek en vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren. Leg de maaltijd en het programma direct daarna vast, zodat je uitnodigingen met concrete tijden kunt versturen.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen definitief maken?: Maak de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek definitief. Vraag dieetwensen al bij de aanmelding uit en bevestig ze nog één keer bij de reservering van de maaltijd.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor vertrek en registratie?: Laat deelnemers 30 minuten voor vertrek aanwezig zijn. Reken bij het vertrekpunt op 10 tot 15 minuten voor aanwezigheid registreren, veiligheidsinstructies en het verdelen van materialen.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een boerderijexcursie?: Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 2 uur voor vertrek. Communiceer daarna één duidelijk kledingadvies en neem voor iedere deelnemer een regenponcho mee als er neerslag wordt verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.