Organiser une excursion à la ferme, étape par étape
Une excursion à la ferme se prépare d’abord sur le papier : participants, transport, horaires et réservation de la visite doivent être verrouillés avant les achats. Prévoyez ensuite les besoins alimentaires, le repas et les équipements adaptés à la météo. Le jour J, gardez une personne au départ pour les présences et une autre pour l’accueil sur place. Ce déroulé vous aide à éviter les retards, les informations manquantes et le matériel oublié.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Réserver le transport
- 6
Réserver une visite de la ferme
- 7
Réserver un repas
- 8
Confirmer le programme
- 9
Communiquer les heures de départ
- 10
Vérifier les prévisions météo
- 11
Imprimer les données des participants
- 12
Imprimer l'itinéraire et les coordonnées
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
- 15
Composer les kits d’excursion
2 personnes
- 16
Rassembler le matériel
2 personnes
- 17
Préparer la liste des présences
- 18
Aménager le point de départ
2 personnes
- 19
Remplir les glacières
2 personnes
Événement
- 20
Accueillir les participants
3 personnes
- 21
Enregistrer la présence
2 personnes
- 22
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
- 23
Se rendre à la ferme
3 personnes
- 24
Inscrire le groupe à la ferme
2 personnes
- 25
Animer la visite de la ferme
3 personnes
- 26
Animer l'activité avec les animaux
3 personnes
- 27
Accompagner le lavage des mains
2 personnes
- 28
Distribuer les boissons de la pause
2 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
- 30
Servir le repas
4 personnes
- 31
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Prendre une photo de groupe
- 34
Accompagner le retour
3 personnes
- 35
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Vider les glacières
- 39
Nettoyer le matériel
2 personnes
- 40
Laisser le lieu propre
2 personnes
- 41
Restituer le matériel emprunté
- 42
Ranger les restes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 5
- Chaises pliantesqté 45
- Nappesqté 5
Équipement
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 2
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Tasses à caféqté 45
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et de serviceqté 4
- Saladiers de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
- Ciseauxqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 8
Nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Rouleaux d’essuie-mainsqté 4
- Gants de nettoyageqté 6
- Seauxqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Bottes imperméablesqté 45
- Ponchos de pluieqté 45
Autre
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Badges nominatifsqté 50
- Dossiers d’informationqté 45
- Cartes d'itinéraireqté 10
- Talkies-walkiesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis fixez le transport et la visite de la ferme. Demandez une réponse définitive quelques jours avant la sortie afin de connaître l’effectif réel.
- Envoyez les heures de départ avec l’adresse du point de rendez-vous et un numéro joignable. Imprimez aussi l’itinéraire, les coordonnées et les données des participants : le téléphone d’un seul organisateur ne suffit pas.
- Vérifiez la météo avant les achats et préparez des vêtements adaptés, notamment des bottes imperméables et des ponchos de pluie. Prévoyez une solution pour garder les aliments et les boissons au frais dans les glacières.
- Préparez les kits d’excursion et le matériel la veille, puis remplissez les glacières le matin même. Les gobelets réutilisables, les assiettes, les couverts et les serviettes sont souvent oubliés quand le repas est organisé séparément de la visite.
- Installez le point de départ au moins 30 minutes avant l’heure annoncée. Gardez la liste des présences, des stylos, une trousse de premiers secours et les consignes de sécurité à portée de main avant l’arrivée du groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il réserver une excursion à la ferme ?
- Réservez le transport, la visite et le repas dès que la date est choisie, idéalement au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Confirmez les horaires et l’effectif final quelques jours avant le départ.
- Que faut-il prévoir pour une excursion à la ferme sous la pluie ?
- Vérifiez les prévisions la veille et le matin du départ. Prévoyez des bottes imperméables, des ponchos de pluie, des vêtements de rechange si nécessaire et un espace pour protéger les documents et le repas.
- Quand préparer le repas et les boissons pour la sortie ?
- Rassemblez la vaisselle, les boîtes de conservation et les ustensiles la veille. Refroidissez les aliments et les boissons à l’avance, puis remplissez les glacières juste avant le départ pour maintenir la chaîne du froid.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil avant le départ ?
- Installez le point de rendez-vous environ 30 minutes avant l’heure communiquée. Cela laisse le temps d’enregistrer les présences, de donner les consignes de sécurité et de gérer les retardataires sans décaler tout le programme.
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