Checklist voor een boerderijexcursie organiseren

Een boerderijexcursie vraagt meer voorbereiding dan alleen een bezoekafspraak en vervoer. Je moet deelnemersinformatie, dieetwensen en noodcontacten op tijd verzamelen, terwijl route, groepsindeling en boerderijregels vóór vertrek duidelijk moeten zijn. Op locatie draait het om een veilige ontvangst, herkenbare bewegwijzering, opgeladen apparatuur en materialen die tegen een stootje kunnen. Deze checklist ordent de voorbereiding van de eerste afspraak tot de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bezoekafspraken bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Vervoer en route controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Boerderijregels afstemmen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Routekaarten afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
EHBO-set controleren
Apparatuur opladen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen inpakken
3 personen

Event

Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen samenstellen
2 personen
Rondleiding begeleiden
4 personen
Dierenverzorging demonstreren
3 personen
Handen laten wassen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondactiviteit begeleiden
4 personen
Soep en brood voorbereiden
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Eindtelling uitvoeren
2 personen
Vertrek begeleiden
3 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 32
Zitbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 35
Herbruikbare kommenaantal 35
Herbruikbare bekersaantal 40
Mokkenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Soepkommenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 6

Veiligheid

EHBO-setsaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 6
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Communicatie

Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 12
Routekaartenaantal 35
Bewegwijzeringsbordenaantal 8

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de bezoekafspraak zodra de datum vaststaat en controleer uiterlijk 7 dagen vooraf opnieuw de aankomsttijd, groepsgrootte, boerderijregels en beschikbare voorzieningen.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten in één overzicht. Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek, zodat route, kledingadvies en contactgegevens niet op het laatste moment hoeven.
Maak groepsindelingen met vaste begeleiders en geef iedere begeleider vooraf de route, regels en noodprocedure. Neem per groep routekaarten en een klembord met balpen mee.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en pas vervoer, kledingadvies en het programma aan. Zet koelboxen klaar voor eten en drinken en controleer of waterkokers, thermoskannen en de draagbare speaker opgeladen zijn.
Inspecteer de locatie vóór ontvangst: plaats bewegwijzeringsborden, zet de ontvangsttafel klaar en controleer tafels, stoelen, handdesinfectie en EHBO-sets. Leg materialen per onderdeel in zodat je niet tijdens de excursie hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een boerderijexcursie organiseren?: Leg de bezoekafspraak en het vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, tijden en route bevestigd zijn en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek.
Wat moet ik 24 uur voor een boerderijexcursie controleren?: Controleer de weersverwachting, route, vervoerstijden, deelnemerslijst, dieetwensen en noodcontacten. Test ook de opgeladen apparatuur, controleer de EHBO-set en zet gekoelde boodschappen en materialen klaar.
Hoe deel ik deelnemers in tijdens een boerderijexcursie?: Maak vaste groepen zodra het definitieve aantal deelnemers bekend is en koppel aan elke groep een begeleider. Geef iedere begeleider minimaal één routekaart, een klembord en de relevante noodcontacten.
Wat neem je mee naar een boerderijexcursie?: Neem naast eten en drinken ook routekaarten, bewegwijzeringsborden, naamstickers, EHBO-sets, veiligheidshesjes en handdesinfectie mee. Controleer de volledige paklijst uiterlijk 1 dag vooraf en laad apparatuur vóór vertrek op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.