Organiser une excursion à la ferme sans rien oublier
Une excursion à la ferme demande plus qu’une réservation et un moyen de transport. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les règles du site, puis préparer l’accueil sur place. Cette checklist rassemble les étapes à suivre avant le départ et le jour de la visite. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : itinéraires imprimés, appareils chargés, signalisation et matériel prêt à être transporté.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer les rendez-vous de visite
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le transport et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes
Coordonner les règles de la ferme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer les cartes d'itinéraire
Créer la signalisation
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Recharger les appareils
Rassembler le matériel
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Événement
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Former les groupes
2 personnes
Animer la visite guidée
4 personnes
Faire une démonstration de soins aux animaux
3 personnes
Faire laver les mains
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l’activité du soir
4 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Effectuer le décompte final
2 personnes
Accompagner le départ
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Suivi
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 4
- Chaises pliantesqté 32
- Bancsqté 4
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 35
- Bols réutilisablesqté 35
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Tassesqté 35
- Couvertsqté 35
- Plateaux de serviceqté 6
- Louchesqté 6
- Carafeqté 4
Équipement
- Glacièresqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Enceinte portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 2
Cuisine
- Bol à soupeqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Couverts de serviceqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 6
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 4
Communication
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 35
- Panneaux de signalisationqté 8
Éclairage
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses à vaisselleqté 3
- Balais à main et pellesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez les rendez-vous avec la ferme avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription. Vous saurez ainsi combien de participants, d’accompagnateurs et de groupes prévoir.
- Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Regroupez ces informations dans un document accessible aux accompagnateurs, plutôt que de les rechercher le jour du départ.
- Vérifiez l’itinéraire et le transport au moins une semaine à l’avance, puis imprimez plusieurs cartes. Prévoyez une copie pour chaque accompagnateur et une solution si le réseau mobile ne fonctionne pas.
- Ne gardez pas la répartition des groupes pour le dernier moment. Préparez les étiquettes nominatives et transmettez les consignes de la ferme aux accompagnateurs avant la visite.
- La veille, rechargez les appareils, contrôlez les trousses de premiers secours et rassemblez le matériel par catégorie. Refroidissez les aliments et les boissons assez tôt pour pouvoir charger les glacières sans retard.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il réserver une excursion à la ferme ?
- Contactez la ferme dès que vous connaissez une période possible, idéalement plusieurs semaines avant la visite. Confirmez ensuite le rendez-vous avant d’envoyer les invitations, afin d’éviter de gérer des inscriptions sur une date incertaine.
- Quand demander les allergies et besoins alimentaires des participants ?
- Posez la question au moment de l’inscription et fixez une date limite avant les achats. Vérifiez la liste finale quelques jours avant l’excursion, car une information peut changer après la première réponse.
- Quand préparer les groupes et informer les accompagnateurs ?
- Faites la répartition dès que les inscriptions sont closes, au plus tard quelques jours avant le départ. Envoyez aux accompagnateurs les groupes, les règles de la ferme, l’itinéraire et les contacts utiles avant le jour de la visite.
- Que préparer la veille d’une excursion à la ferme ?
- Rassemblez et emballez le matériel, rechargez les appareils, vérifiez la trousse de premiers secours et préparez la signalisation. Refroidissez les repas et les boissons la veille pour gagner du temps au chargement et à l’accueil.
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