Zo organiseer je een boekenruilbeurs zonder chaos

Begin niet met uitnodigingen, maar met de ruilregels en de ruimte. Bepaal hoeveel boeken bezoekers mogen meenemen, hoe je boeken inneemt en wanneer iemand een ruilbon krijgt. Daarna regel je de aanmeldingen, vrijwilligers en tafelindeling. In de laatste week verschuift het werk naar labels, categoriekaarten, naamkaartjes, drukwerk en toegangscontrole. Zo voorkom je dat bezoekers bij binnenkomst moeten wachten of niet weten waar ze hun boeken kwijt kunnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en sleutel bevestigen
2
Ruilregels vastleggen
2 personen
3
Aanmeldformulier aanmaken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Boekenruil online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Tafelaantallen bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Drukwerkbestanden opmaken
12
Bezoekers herinneren
13
Boekenlabels voorbereiden
2 personen
14
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Boekencategorieën bepalen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Drukwerk afdrukken
20
Boekenlijsten afdrukken
21
Laptops en telefoons opladen
22
Materialen per post inpakken
2 personen
23
Ruimte inspecteren
2 personen
24
Sleutels en toegang regelen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Boekenkasten plaatsen
3 personen
27
Registratiebalie opbouwen
2 personen
28
Boekencategorieën uitzetten
3 personen
29
Ingebrachte boeken sorteren
4 personen
30
Boeken van labels voorzien
3 personen
31
Ruilregels zichtbaar ophangen
2 personen
32
Wegwijzers ophangen
2 personen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes op schalen leggen
2 personen
36
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Deelnemers registreren
2 personen
40
Ingebrachte boeken innemen
3 personen
41
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar categorieën wijzen
2 personen
43
Boekentafels aanvullen
3 personen
44
Ruilingen registreren
2 personen
45
Gereserveerde boeken beheren
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Tafels tussentijds ordenen
3 personen
51
Laatste ruilingen afhandelen
2 personen
52
Niet-geruilde boeken apart zetten
3 personen
53
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

54
Boeken en materialen verzamelen
4 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
57
Servies afwassen
2 personen
58
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
59
Vloer en tafels schoonmaken
3 personen
60
Boeken per eigenaar verpakken
3 personen
61
Ophalen van restboeken afspreken
62
Restboeken aan goed doel geven
2 personen
63
Geleende materialen retourneren
2 personen
64
Registratiegegevens archiveren
65
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Boekenkastenaantal 6
Kapstok
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Theelepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 2
Opladersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Labelprinter
Printer

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Categoriekaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 6
Kleurstiftenaantal 24
Kleefgumaantal 6
Touwaantal 2
A4-papieraantal 3
A3-papieraantal 2
Ruilbonnenaantal 300
Boekenlabelsaantal 500
Clipboardsaantal 6
Opbergdozenaantal 12
Boekentassenaantal 100
Krattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Wasknijpersaantal 30

Tips

Leg de ruilregels uiterlijk bij de uitnodiging vast. Vermeld bijvoorbeeld het maximumaantal boeken per bezoeker, de staat waarin boeken moeten verkeren en wat er gebeurt met boeken die niet worden geruild.
Maak de indeling op basis van boekencategorieën en looprichting. Zet de inleverplek dicht bij de ingang, plaats categoriekaarten boven de tafels en houd een aparte plek vrij voor boeken waarover nog een beslissing nodig is.
Plan de vrijwilligers per fase in plaats van alleen per tijdstip. Reken op minimaal één persoon bij de ontvangst, één bij de boekenregistratie en één die tijdens het ruilmoment de tafels aanvult en vragen beantwoordt.
Bereid labels, ruilbonnen, naamkaartjes en categoriekaarten niet pas op de dag zelf voor. Print ze enkele dagen eerder en leg ze per tafel of taak in aparte stapels klaar; controleer ook printer, labelprinter en opladers.
Doe de laatste ruimtecontrole vóórdat de eerste bezoeker komt. Test de sleutel en toegang, controleer tafels en stoelen, leg verlengsnoeren en stekkerdozen veilig weg en zet welkomst- en richtingsborden op ooghoogte.

Veelgestelde vragen

Hoe organiseer je een boekenruilbeurs?: Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, ruilregels en het aanmeldformulier. Regel daarna uitnodigingen, vrijwilligers en tafelindeling; reserveer de laatste week voor labels, ruilbonnen, drukwerk en een ruimtecontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenruilbeurs?: Plan minimaal drie vrijwilligers voor een kleine beurs: één bij ontvangst, één voor registratie en één voor de tafels. Bij meer dan ongeveer 30 bezoekers tegelijk voeg je per 15 tot 20 bezoekers een extra begeleider toe.
Wanneer moet ik bezoekers herinneren aan een boekenruilbeurs?: Stuur een eerste herinnering ongeveer zeven dagen vooraf en een korte praktische herinnering 24 tot 48 uur voor de beurs. Zet daarin de begintijd, locatie, toegangsroute en het afgesproken maximumaantal boeken.
Hoe deel je boeken in op een boekenruilbeurs?: Kies vooraf vijf tot acht duidelijke categorieën, afhankelijk van het aantal boeken en tafels. Gebruik per tafel één grote categoriekaart en maak een aparte plek voor boeken die beschadigd zijn, verkeerd zijn ingedeeld of niet direct geruild kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.