LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

So organisierst du eine Büchertauschbörse

Bei einer Büchertauschbörse entscheidet nicht nur die Zahl der Bücher über den Ablauf. Du brauchst klare Tauschregeln, eine verlässliche Anmeldung und einen Raum, in dem Kategorien, Abgabe und Ausgabe getrennt funktionieren. Beginne mit Ort und Schlüssel, lege danach Regeln und Anmeldeformular fest und plane Helfer, Tische sowie Drucksachen. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Tauschbons, Buchlabels, Wegweiser oder geladene Geräte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Ort und Schlüssel bestätigen

  • 2

    Tauschregeln festlegen

    2 Personen

  • 3

    Anmeldeformular erstellen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Büchertausch online veröffentlichen

  • 6

    Anmeldungen bearbeiten

  • 7

    Ernährungswünsche erfassen

  • 8

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 9

    Tischanzahl bestätigen

  • 10

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 11

    Druckdateien erstellen

  • 12

    Besucher erinnern

  • 13

    Buchlabels vorbereiten

    2 Personen

  • 14

    Tauschbons vorbereiten

    2 Personen

  • 15

    Namensschilder vorbereiten

  • 16

    Buchkategorien festlegen

    2 Personen

  • 17

    Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • 18

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 19

    Drucksachen drucken

  • 20

    Bücherlisten ausdrucken

  • 21

    Laptops und Telefone aufladen

  • 22

    Materialien per Post verpacken

    2 Personen

  • 23

    Raum inspizieren

    2 Personen

  • 24

    Schlüssel und Zugang organisieren

  • 25

    Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • 26

    Bücherregale aufstellen

    3 Personen

  • 27

    Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • 28

    Buchkategorien auslegen

    3 Personen

  • 29

    Mitgebrachte Bücher sortieren

    4 Personen

  • 30

    Bücher mit Etiketten versehen

    3 Personen

  • 31

    Tauschregeln sichtbar aufhängen

    2 Personen

  • 32

    Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • 33

    Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • 34

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 35

    Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • 36

    Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • 37

    Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • 38

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 39

    Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • 40

    Eingebrachte Bücher entgegennehmen

    3 Personen

  • 41

    Umtauschgutscheine verteilen

    2 Personen

  • 42

    Besucher den Kategorien zuweisen

    2 Personen

  • 43

    Büchertische auffüllen

    3 Personen

  • 44

    Tauschaktionen registrieren

    2 Personen

  • 45

    Reservierte Bücher verwalten

    2 Personen

  • 46

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 47

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 48

    Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • 49

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 50

    Tische zwischendurch ordnen

    3 Personen

  • 51

    Letzte Tauschvorgänge abwickeln

    2 Personen

  • 52

    Nicht getauschte Bücher beiseitelegen

    3 Personen

  • 53

    Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • 54

    Bücher und Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • 55

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 56

    Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • 57

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 58

    Kaffeepunkt reinigen

    2 Personen

  • 59

    Boden und Tische reinigen

    3 Personen

  • 60

    Bücher nach Eigentümer verpacken

    3 Personen

  • 61

    Abholung der Restbücher vereinbaren

  • 62

    Übrig gebliebene Bücher an eine Wohltätigkeitsorganisation spenden

    2 Personen

  • 63

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 64

    Registrierungsdaten archivieren

  • 65

    Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 30
  • BücherregaleAnz. 6
  • Garderobenständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • LadegeräteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Etikettendrucker
  • Drucker

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • KategoriekartenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • KlebebandAnz. 6
  • ScherenAnz. 6
  • BuntstifteAnz. 24
  • KlebestiftAnz. 6
  • SeilAnz. 2
  • A4-PapierAnz. 3
  • A3-PapierAnz. 2
  • TauschgutscheineAnz. 300
  • BuchetikettenAnz. 500
  • KlemmbretterAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • BüchertaschenAnz. 100
  • KistenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • GummihandschuheAnz. 6
  • WäscheklammernAnz. 30

Tipps

  • Lege die Tauschregeln vor dem Versand der Einladungen fest: Wie viele Bücher darf eine Person bringen, wie werden sie geprüft und wie viele Tauschbons gibt es pro Abgabe? So vermeidest du Diskussionen am Eingang.
  • Plane die Raumaufteilung mindestens eine Woche vorher. Bestätige die Tischanzahl und richte Bereiche für Anmeldung, Buchkategorien, Ausgabe, Garderobe und Abfall ein; beschrifte die Wege mit Wegweisern.
  • Schließe die Anmeldungen nicht erst am Vortag ab. Erfasse Namen, Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens drei Tage vorher und teile danach die Freiwilligen mit festen Schichten ein.
  • Drucke Buchlabels, Kategoriekarten, Namensschilder, Bücherlisten und Tauschbons spätestens zwei Tage vor der Börse. Rechne pro angemeldeter Person mit einem kleinen Reservepaket, weil Nachmeldungen und beschädigte Ausdrucke häufig vorkommen.
  • Lade Laptop, Tablets und Telefone am Vorabend vollständig und packe Ladegeräte, Verlängerungskabel, Klebeband und Stifte gemeinsam ein. Prüfe den Raum am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn, bevor Tische und Stühle endgültig gestellt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Büchertauschbörse organisieren?
Beginne etwa vier Wochen vorher mit Ort, Schlüssel und Tauschregeln. Verschicke die Einladungen spätestens drei Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung ungefähr drei Tage vorher ab.
Wie viele Helfer braucht man für eine Büchertauschbörse?
Plane mindestens eine Person für die Anmeldung, zwei für Annahme und Sortierung sowie eine Person für Getränke und Raumfragen ein. Bei mehr als 30 angemeldeten Besuchern solltest du zusätzlich eine zweite Person für die Ausgabe einteilen.
Wie viele Tische braucht man für eine Büchertauschbörse?
Rechne mit mindestens einem Tisch für die Anmeldung, einem für die Buchannahme und je einem Tisch pro zwei bis drei Kategorien. Für 30 Besucher sind meist 8 bis 10 Tische sinnvoll, wenn zusätzlich Getränke und Tauschbons ausgegeben werden.
Was muss man bei einer Büchertauschbörse ausdrucken?
Drucke Kategoriekarten, Wegweiser, Namensschilder, Bücherlisten, Buchlabels und Tauschbons. Erstelle die Druckdateien spätestens zwei Tage vorher und nimm pro Dokument etwa 10 Prozent Reserve mit.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!