Zo organiseer je een overzichtelijke boekenmarkt

Een boekenmarkt begint niet bij het neerzetten van tafels, maar bij duidelijke inzamelvoorwaarden en een haalbare indeling. Leg eerst datum, locatie, begroting en eventuele vergunningen vast. Daarna verzamel en registreer je de boeken, verwijder je beschadigde exemplaren en deel je de rest per genre in. Pas wanneer je weet hoeveel boeken je hebt, kun je de prijsstelling, tafelindeling, vrijwilligersbezetting en kassa goed plannen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Inzamelvoorwaarden bepalen
2 personen
5
Inzamelpunt inrichten
2 personen
6
Boekeninzameling bekendmaken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media publiceren
9
Aanmeldingen openen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Boekdonaties registreren
3 personen
12
Boeken sorteren
4 personen
13
Beschadigde boeken verwijderen
3 personen
14
Boeken per genre indelen
4 personen
15
Prijsbeleid vaststellen
2 personen
16
Boeken prijzen
5 personen
17
Collectorsboeken apart zetten
2 personen
18
Kinderboeken bundelen
3 personen
19
Boekentafels indelen
2 personen
20
Plattegrond maken
21
Aanmeldingen verwerken
22
Dieetwensen verzamelen
23
Reserveringen maken
24
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
25
Leveranciers bevestigen
26
Route voor transport plannen
27
Contantgeld bestellen
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Boeken naar locatie brengen
5 personen
31
Locatie controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
5 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Boeken per genre uitstallen
6 personen
35
Kinderhoek inrichten
2 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Prijslijsten ophangen
2 personen
38
bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Koffiepunt opbouwen
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Toiletten controleren
44
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen
46
Kassa's testen
2 personen

Event

47
Entree openen
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Boekenkramen bemannen
8 personen
50
Verkoop afrekenen
3 personen
51
Reserveringen uitgeven
2 personen
52
Koffie en thee serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Boekentafels aanvullen
3 personen
56
Kassaopbrengst veiligstellen
2 personen
57
Laatste verkoop aankondigen
58
Kassa sluiten
3 personen
59
Boeken voor goede doel verpakken
3 personen
60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Boeken terug in dozen doen
5 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Overgebleven boeken opslaan
4 personen
67
Donatieboeken afleveren
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Kasgeld afstorten
2 personen
70
Opbrengst registreren
71
Gevonden voorwerpen verwerken
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 40
Kassatafelaantal 2
Boekenkastenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Kleed voor kinderhoek
Opbergkastaantal 2
Boekendozenaantal 80
Draagkrattenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Rekenmachinesaantal 3
Pinapparatenaantal 2
Labelprintersaantal 2
Handmicrofoon

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Tangetjesaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Boekentafelkledenaantal 18
Kleurpostersaantal 20
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Prijskaarthoudersaantal 40
Vlaggenlijnaantal 6
Tafeldecoratieaantal 12
Krijtbordenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasbakkenaantal 3
Droogrekkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stel vóór de bekendmaking vast welke boeken je wel en niet aanneemt, bijvoorbeeld geen beschadigde of incomplete exemplaren. Zo voorkom je dat je vlak voor de markt nog tientallen dozen moet uitzoeken.
Registreer donaties tijdens de inzameling en noteer aantallen per genre. Reserveer daarnaast een aparte plek voor collectorsboeken en bundel kinderboeken; die verdwijnen anders snel tussen algemene stapels.
Prijs de boeken pas nadat het sorteren klaar is. Werk met een beperkt aantal prijsniveaus en leg collectorsboeken apart, zodat bezoekers en vrijwilligers de bedragen snel herkennen.
Maak de plattegrond op basis van de beschikbare tafels en boekenkasten en houd bij de kassa ruimte vrij voor wachtrijen. Zet kinderboeken op een laag, goed bereikbaar gedeelte en zware dozen niet boven schouderhoogte.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs vooraf iemand aan voor de kassa, iemand voor het aanvullen en iemand voor vragen. Test pinapparaten, rekenmachines en verlengkabels uiterlijk één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, begroting en inzamelvoorwaarden. Open de inzameling uiterlijk 6 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt om te sorteren, prijzen en tafels in te delen.
Hoeveel boeken heb je nodig voor een boekenmarkt?: Reken voor een kleine markt op ongeveer 5 tot 10 boeken per bezoeker als richtlijn voor een gevarieerd aanbod. Het precieze aantal hangt af van de ruimte; sorteer eerst en bepaal daarna hoeveel tafels en kasten je verantwoord kunt vullen.
Wanneer moet je boeken prijzen voor een boekenmarkt?: Prijs de boeken nadat de inzameling is gesloten en alle exemplaren zijn gesorteerd. Trek hiervoor bij een middelgrote inzameling minstens 2 tot 3 dagdelen uit, zodat je beschadigde boeken kunt verwijderen en bijzondere uitgaven apart kunt zetten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 30 bezoekers die je tegelijk verwacht, plus één coördinator. Tijdens de opbouw zijn meestal 4 tot 6 mensen nodig om dozen te verplaatsen, tafels in te delen en de kassa klaar te zetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.