Zo organiseer je een boekenmarkt zonder last-minute chaos

Begin met de indeling en het aantal verkopers, niet met de promotie. Reserveer de locatie, leg openingstijden en prijsregels vast en maak daarna pas de verkoperslijst en tafelverdeling. Sorteer gedoneerde boeken vooraf op genre en prijs alle boeken voordat bezoekers komen. Regel ook de kassa, betaalinformatie, routeborden en het koffie- en theepunt op tijd. Bij een buitenmarkt bepaal je uiterlijk de dag ervoor hoe je omgaat met regen of wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Verkoperslijst samenstellen
7
Tafels voor verkopers toewijzen
8
Locatie en ruimte reserveren
9
Stroompunten controleren
10
Weersverwachting controleren
11
Prijsbeleid vastleggen
2 personen
12
Kassa-indeling voorbereiden
2 personen
13
Promotieposters ontwerpen
14
Promotieposters ophangen
2 personen
15
Routeborden voorbereiden
16
Boekdonaties sorteren
3 personen
17
Boeken op genre indelen
3 personen
18
Boeken prijzen
3 personen
19
Verkopers informeren
20
Kassa- en betaalregels versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
24
Contant geld ophalen
25
Weersplan communiceren

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Tenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen en zitplekken plaatsen
2 personen
30
Boeken per genre uitstallen
5 personen
31
Prijsborden plaatsen
2 personen
32
Routeborden plaatsen
2 personen
33
Verkopers ontvangen
2 personen
34
Verkopers helpen met uitladen
4 personen
35
Kassa inrichten
2 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
38
Bezoekers ontvangen
2 personen
39
Kassa bemannen
2 personen
40
Bezoekers informeren
2 personen
41
Dranken serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
43
Koffie en thee bijvullen
44
Afvalbakken legen
45
Boekentafels aanvullen
2 personen
46
Verkopers informeren over sluiting
47
Laatste verkopen afhandelen
2 personen
48
Kassa afsluiten
2 personen
49
Verkopers uitladen begeleiden
3 personen

Nazorg

50
Boeken inpakken
3 personen
51
Meubilair afbreken
4 personen
52
Tenten afbreken
4 personen
53
Afval verzamelen
3 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Locatie schoonmaken
3 personen
56
Bruikbare materialen sorteren
2 personen
57
Boeken terugbrengen
2 personen
58
Materialen retourneren
2 personen
59
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 10
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Boekenkastenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Kleedjesaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenk kannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijlampenaantal 8
Handmicrofoon
Draagbare speaker

Keuken

Dienbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Tangenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Boekenthema-postersaantal 12
Prijskaartjesaantal 500
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Catering

Boeken voor verkoopaantal 500
Kassaaantal 2
Geldkistaantal 2
Pinapparaat
Bonnenboekjesaantal 4
Kassabonnenaantal 500
Contant wisselgeld
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Papieren handdoekdispenseraantal 2

Tips

Maak eerst een plattegrond met marktkramen, tafels, boekenkasten en loopruimte. Controleer daarbij hoeveel stroompunten nodig zijn voor koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en een eventuele speaker; verlengkabels en stekkerdozen regel je vóór de opbouw.
Sluit de aanmeldingen voor verkopers enkele dagen vóór de markt en stuur daarna de definitieve tafelnummers, openingstijden en betaalregels. Zo voorkom je dat verkopers op de ochtend zelf nog vragen waar ze moeten staan of hoe contante betalingen worden afgehandeld.
Sorteer boekdonaties vóór het prijzen op genre en gebruik duidelijke prijskaartjes. Een aparte tafel of kast voor populaire genres maakt zoeken sneller; houd daarnaast een overzicht bij van boeken die niet verkoopbaar zijn.
Maak de kassa-indeling vóór de deuren opengaan: één plek voor contant geld, één betaalwijze per duidelijke regel en voldoende wisselgeld. Haal het contante geld vooraf op en wijs minstens één persoon aan die de kassa gedurende de markt beheert.
Zet het koffie- en theepunt klaar met gekoelde dranken, thermoskannen, bekers en een afvalplek. Controleer de weersverwachting de dag ervoor en communiceer het weersplan meteen aan verkopers en bezoekers; partytenten, batterijlampen en koelelementen liggen dan al klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, datum en openingstijden. Open de aanmeldingen daarna en reserveer de laatste 7 dagen voor verkopersindeling, prijzen, betaalregels en het weersplan.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een boekenmarkt?: Reken per verkoper op één toegewezen tafel, marktkraam of vergelijkbare verkoopplek en tel extra tafels mee voor donatieboeken, de kassa en koffie. Maak de definitieve telling zodra de aanmeldingen sluiten, uiterlijk enkele dagen vóór de markt.
Hoe bepaal je de prijzen op een boekenmarkt?: Prijs boeken per genre en staat en gebruik vooraf één vaste prijslijst, bijvoorbeeld per boekcategorie of tafel. Rond het sorteren en prijzen minstens 1 dag vóór de opening af, zodat bezoekers niet op onduidelijke kaartjes wachten.
Wat doe je bij regen tijdens een boekenmarkt buiten?: Leg uiterlijk de dag ervoor vast of je verplaatst, inkort of onder partytenten doorgaat. Communiceer het besluit vóór de markt aan verkopers en bezoekers en bescherm boeken met tenten, tafelkleden of afsluitbare bakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.