Zo organiseer je een boekenmarkt zonder chaos

Begin met de locatie, datum en openingstijden; daarna bouw je de markt stap voor stap op rond verkopers, boeken en betaling. Reserveer niet alleen een zaal, maar ook extra tafels en ruimte voor een kassatafel, looproutes en dozen. Leg vroeg vast wie boeken verkoopt, wie helpt met sorteren en wie de kassa bemant. De meeste problemen ontstaan wanneer prijzen, verkopersbevestigingen of betaalmogelijkheden pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
3
Extra tafels reserveren
4
Aankondiging opstellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Boekverkopers uitnodigen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
10
Verkoperslijst maken
11
Prijssysteem bepalen
2 personen
12
Plattegrond maken
2 personen
13
Promotie ophangen
2 personen
14
Boeken inzamelen
3 personen
15
Boeken sorteren
4 personen
16
Boeken prijzen
4 personen
17
Verkopers bevestigen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Contant geld klaarleggen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen

Event

22
Locatie openen
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Boekenkramen opbouwen
6 personen
25
Boeken uitstallen
6 personen
26
Kassa inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Prijsborden ophangen
2 personen
29
Entree en looproute markeren
2 personen
30
Verkopers ontvangen
2 personen
31
Bezoekers welkom heten
2 personen
32
Boeken verkopen
4 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Boekentafels aanvullen
2 personen
36
Kassa afsluiten
2 personen
37
Overgebleven boeken inpakken
4 personen
38
Verkopers laten afbouwen
4 personen

Nazorg

39
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Overgebleven boeken opslaan
2 personen
46
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 24
Boekendozenaantal 40
Kassatafel
Kapstok

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveertangenaantal 3

Apparatuur

Kassa
Pinapparaat
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Prijsbordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 12
Verkopersbadgesaantal 30
Plakbandaantal 6
Kleurstickersaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling zodra het aantal verkopers bekend is. Zet per verkoper een tafel op de plattegrond en houd een duidelijke route naar de kassatafel vrij; richtingspijlen voorkomen opstoppingen bij de ingang.
Kies één prijssysteem voordat je boeken inzamelt, bijvoorbeeld kleurstickers per prijs of vaste prijscategorieën. Maak prijsborden en plak de stickers tijdens het sorteren, niet pas op de marktdag.
Bevestig verkopers uiterlijk 7 dagen vooraf en noteer per persoon het tafelnummer, het verwachte aantal dozen en eventuele dieetwensen. Zo kun je de verkopersbadges, tafels en catering gericht voorbereiden.
Regel contant geld én pinbetaling vooraf. Leg een startvoorraad wisselgeld klaar en test het pinapparaat minimaal 1 dag eerder; een vergeten verlengsnoer of lege stekkerdoos kan de kassatafel onbruikbaar maken.
Werk met een opbouwschema op de dag zelf: open de locatie minstens 2 uur voor bezoekers, plaats eerst tafels en stoelen, bouw daarna de boekenkramen op en leg pas als laatste de boeken uit. Zet dozen, bezems en bewegwijzering meteen op hun vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een boekenmarkt organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met de locatie, datum en uitnodiging van boekverkopers. Reserveer extra tafels en start de promotie uiterlijk 3 weken voor de markt.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een boekenmarkt?: Reken minimaal 1 tafel per verkoper en reserveer 10 tot 15 procent extra tafels voor sorteren, boekenvoorraad en de kassatafel. Houd daarnaast voldoende loopruimte tussen de rijen vrij.
Wanneer moet je boeken sorteren en prijzen voor een boekenmarkt?: Sorteer en prijs de boeken in de laatste 1 à 2 weken, nadat de inzameling grotendeels klaar is. Werk per categorie of prijsklasse en controleer de voorraad nog één keer 2 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boekenmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de kassa, 2 voor ontvangst en verkoop en 2 voor opbouw en aanvulling. Bij meer dan 10 verkopers is een extra aanspreekpunt per 5 verkopers praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.