Organiser un festival du livre, étape par étape

Un festival du livre se prépare d’abord comme un planning de circulation, puis comme un programme. Commencez par fixer la date, les auteurs et les horaires avant de réserver les salles, le traiteur et la technique. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations sur les intervenants. Les dernières semaines servent surtout à répartir les tables, les discussions et les bénévoles, puis à vérifier chaque équipement avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les auteurs et les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu et les salles
4
Réserver le catering
5
Réserver la technique
6
Vérifier les autorisations
7
Créer le plan du lieu
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier le programme en ligne
14
Rassembler les informations sur les auteurs
2 personnes
15
Répartir les tables de livres
2 personnes
16
Répartir les salles de discussion
2 personnes
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le déroulé
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
21
Créer la signalisation
2 personnes
22
Vérifier le matériel
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer les livres et le matériel
2 personnes
26
Nettoyer les espaces
3 personnes
27
Installer le mobilier
4 personnes
28
Installer les tables de livres
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d'information
2 personnes
31
Exposer les livres
5 personnes
32
Aménager le bureau des auteurs
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Mettre en place le point café
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
43
Accompagner les auteurs
2 personnes
44
Soutenir les vendeurs de livres
2 personnes
45
Tenir la caisse
2 personnes
46
Annoncer les intervenants
47
Animer les conférences
2 personnes
48
Animer les entretiens
2 personnes
49
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
50
Accompagner les présentations de livres
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Collecter la vaisselle
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Annoncer les séquences du programme
58
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
59
Organiser le dernier tour de vente
2 personnes
60
Faire leurs adieux aux auteurs
2 personnes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

62
Trier les livres et le matériel
4 personnes
63
Rapporter les livres
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Démonter le mobilier
4 personnes
66
Débrancher la technique
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Nappesqté 18
Bibliothèquesqté 6
Tabouretsqté 12
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Marque-pagesqté 12
Plantesqté 10
Décoration de tableqté 18
Livres décoratifsqté 30
Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux des auteursqté 20
Numéros de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Affiches du programmeqté 20

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Cliques de présentationqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Plateauxqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de bureauqté 10

Catering

Serviettesqté 500
Gobelets en papierqté 250
Barquettes en papier pour snacksqté 250
Distributeurs d'eauqté 3
Conteneurs isothermesqté 4

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 220
Badges nominatifsqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 250
Brochures du programmeqté 250
Braceletsqté 250
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Monnaie

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Courses

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de lancer la promotion : prévoyez les horaires des rencontres, les salles et les temps de transition. Gardez au moins 15 minutes entre deux séquences pour déplacer le public et les intervenants.
Confirmez les auteurs et leurs besoins au plus tard 4 semaines avant le festival. Demandez à chacun une biographie courte, une photo et les contraintes techniques nécessaires pour les échanges ou les projections.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 7 jours avant l’événement. Regroupez dans le même fichier les participants, les besoins alimentaires et les éventuelles limitations de capacité des salles.
Faites le plan du lieu avant de répartir les tables de livres et les espaces de discussion. Indiquez les circulations, l’accueil, les panneaux des auteurs, les chaises et les branchements pour les microphones, haut-parleurs et vidéoprojecteurs.
Préparez le jour J avec un déroulé imprimé, des badges nominatifs et un planning bénévole par créneau d’au moins 2 heures. Vérifiez la veille les rallonges, multiprises, thermos, verres et tout le matériel récupéré ou livré.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du livre ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour confirmer les auteurs, réserver le lieu et obtenir les autorisations. Gardez les 4 dernières semaines pour la promotion, les inscriptions, les impressions et la coordination des bénévoles.
Quand faut-il confirmer les auteurs d’un festival du livre ?: Essayez de confirmer les auteurs 8 à 12 semaines avant la date. Le programme peut alors être publié assez tôt et les informations nécessaires aux badges, livrets et panneaux peuvent être rassemblées sans urgence.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival du livre ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par salle de discussion en activité et 1 personne mobile pour la technique et les imprévus. Pour trois salles simultanées, comptez donc au moins 5 personnes par créneau.
Quand imprimer les livrets et le déroulé du festival ?: Imprimez les livrets du programme 7 à 10 jours avant l’événement, une fois les horaires stabilisés. Préparez aussi le déroulé final la veille, puis gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les intervenants et l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.