Checklist voor een bodybuildingwedstrijd organiseren

Een bodybuildingwedstrijd organiseren vraagt meer dan een podium en jury. Je moet categorieën, wedstrijdformat, inschrijvingen en deelnemersgegevens ruim vooraf vastleggen. Op de wedstrijddag komen registratie, weging, backstage, muziek, licht en jurering samen in één strak tijdschema. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken, zodat startnummers, juryformulieren, prijzen en techniek niet op het laatste moment geregeld hoeven te worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Klassen en categorieën bepalen
2 personen
Jury en officials vastleggen
Presentator en muziekteam boeken
Inschrijfformulier publiceren
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Publiekskaarten verkopen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Draaiboek en tijdschema printen
2 personen
Prijzen en trofeeën bestellen
Catering bestellen
Techniek en licht reserveren
Socialmediaberichten plaatsen
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en zaal beschermen
4 personen
Podium plaatsen
4 personen
Achterwand en wedstrijdlogo plaatsen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Jurytafels opstellen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
3 personen
Muziek en microfoons testen
2 personen
Backstage inrichten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers wegen
2 personen
Bodybuildingkleur controleren
2 personen
Publieksentree openen
3 personen
Programma aankondigen
Voorjury begeleiden
4 personen
Deelnemers backstage oproepen
2 personen
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en maaltijden serveren
3 personen
Finales begeleiden
4 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Fotomoment verzorgen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Podium en techniek afbreken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal en backstage schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers en jury bedanken
Facturen en bonnetjes verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Publieksstoelenaantal 220
Jurytafelsaantal 3
Registratietafel
Backstagetafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 6
Afzetpalenaantal 18

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Versterker
Muziekspeler
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
LED-panelsaantal 4
Werklampenaantal 4

Sportmateriaal

Digitale weegschaalaantal 2
Startnummerhoudersaantal 30
Jurytafelnummersaantal 10
Juryformulierenaantal 250
Podiummarkeringenaantal 6
Afzetlintaantal 4

Decoratie

Wedstrijdachterwand
Wedstrijdbanierenaantal 6
Sponsorbannersaantal 10
Rode loper
Podiumdoek

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schaaltjesaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Cateringwarmersaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
EHBO-dozenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de klassen vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Vermeld per categorie de eisen, sluitingsdatum en welke deelnemersgegevens je nodig hebt.
Plan de deelnemersregistratie niet tegelijk met de eerste podiumonderdelen. Reserveer een aparte tafel, printer en digitale weegschaal en houd startnummers en deelnemersinstructies daar bij de hand.
Test geluid en verlichting vóór de zaal opengaat. Controleer draadloze microfoons, muziekspeler, mengpaneel, podiumspots, verlengkabels en stekkerdozen met het team dat ze tijdens de wedstrijd bedient.
Print het draaiboek, tijdschema en juryformulieren uiterlijk de dag vóór de wedstrijd. Maak ook een reservekopie van deelnemersgegevens en zorg dat jurytafelnummers en formulieren per categorie klaar liggen.
Regel backstage apart van het publiek. Kledingrekken, spiegels, backstagetafels, afzetpalen en duidelijke toegang zorgen dat deelnemers zich kunnen voorbereiden zonder opstoppingen bij de registratie of het podium.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bodybuildingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de locatie, het format, de klassen en de jury. Publiceer het inschrijfformulier zodra het reglement klaar is en plan de laatste deelnemerscontrole in de week vóór de wedstrijd.
Wat moet er op de wedstrijddag als eerste gebeuren?: Open de locatie minimaal 3 uur vóór de start voor opbouw en technische controle. Richt eerst registratie, weging en backstage in; test daarna geluid, microfoons, muziek en podiumverlichting voordat deelnemers en publiek binnenkomen.
Hoeveel juryformulieren heb ik nodig?: Maak per jurylid en per beoordelingsronde een formulier en leg daarnaast minimaal 10 procent reserveformulieren klaar. Sorteer alles vooraf op categorie en zet de jurytafelnummers al op hun plaats.
Wanneer moet ik prijzen en trofeeën bestellen?: Bestel prijzen en trofeeën uiterlijk 6 tot 8 weken vóór de wedstrijd. Controleer in de laatste week de aantallen, categorieën en schrijfwijze van namen, zodat ontbrekende of foutieve prijzen niet op de wedstrijddag moeten worden opgelost.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.