Checklist pour organiser un concours de bodybuilding

Un concours de bodybuilding demande une coordination précise entre les athlètes, le jury, les officiels, la technique et l’accueil du public. Commence par réserver le lieu, fixer le format et définir les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouille les données des participants, le déroulé, les trophées et les besoins techniques. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir les classes et catégories
2 personnes
Constituer le jury et les officiels
Réserver l’animateur et l’équipe musique
Publier le formulaire d'inscription
Publier le règlement du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vendre les billets du public
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Imprimer le déroulé et le planning
2 personnes
Commander les prix et les trophées
Commander le catering
Réserver le matériel technique et l’éclairage
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Composer les kits de démarrage
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Protéger le sol et la salle
4 personnes
Installer la scène
4 personnes
Installer le fond et le logo du concours
3 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
3 personnes
Tester la musique et les micros
2 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Pesée des participants
2 personnes
Vérifier la couleur du bodybuilding
2 personnes
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner le pré-jury
4 personnes
Appeler les participants en backstage
2 personnes
Assurer le programme de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les collations et les repas
3 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Gérer le moment photo
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Démonter la scène et la technique
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et les coulisses
4 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants et le jury
Traiter les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Chaises pour le publicqté 220
Tables du juryqté 3
Table d'inscription
Tables backstageqté 4
Chaises pliantesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 6
Poteaux de balisageqté 18

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Amplificateur
Lecteur audio
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Panneaux LEDqté 4
Lampes de chantierqté 4

Matériel de sport

Balance numériqueqté 2
Porte-dossardsqté 30
Numéros de table du juryqté 10
Fiches de juryqté 250
Marquages de scèneqté 6
Ruban de balisageqté 4

Décoration

Fond de scène de la compétition
Bannières de compétitionqté 6
Bannières sponsorsqté 10
Tapis rouge
Drapé de scène

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Chauffe-plats de traiteurqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Trousse de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe les catégories et le format avant de publier le formulaire d’inscription : les participants doivent connaître les règles, les critères d’évaluation et les horaires prévus dès leur inscription.
Prévois une échéance de vérification des données au moins 7 jours avant le concours. Contrôle les noms, catégories, numéros de départ, besoins alimentaires et informations transmises aux participants.
Ne réserve pas seulement la scène : vérifie aussi l’espace backstage, les tables du jury, les portants, les miroirs et la circulation entre l’inscription, les coulisses et le plateau.
Teste la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture du lieu. Vérifie les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avec l’équipe technique.
Prépare les kits de démarrage et imprime le déroulé, le planning et les fiches du jury avant le jour J. Garde des exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de bodybuilding ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, définir les catégories, recruter le jury, ouvrir les inscriptions et coordonner les sponsors. Commence idéalement la préparation technique et le catering 3 à 4 semaines avant la date.
Quand ouvrir les inscriptions à un concours de bodybuilding ?: Ouvre les inscriptions dès que le format, les catégories, le règlement et les horaires prévisionnels sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant le concours. Fixe une date limite 10 à 14 jours avant l’événement pour vérifier les dossiers.
Que faut-il prévoir pour les participants le jour du concours ?: Prépare les numéros de départ, les porte-dossards, les instructions, les horaires de passage et les kits de démarrage. Envoie les consignes finales au moins 5 jours avant le concours et installe une table d’inscription à l’ouverture du lieu.
Quand tester le son et l’éclairage de la scène ?: Fais un premier contrôle au moins 7 jours avant pour confirmer le matériel réservé et l’alimentation électrique. Effectue ensuite un test complet sur place avant l’arrivée du public, avec les microphones, la musique, les projecteurs et les panneaux LED.

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