Bloesemtocht organiseren: checklist en planning

Een bloesemtocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie wandelroute kiezen. Je legt vooraf de bloesemlocatie, toegang, picknickplek, rustpunten en toiletten vast en loopt de route proef. Daarna volgen de deelnemerslijst, dieetwensen, route-informatie en vrijwilligers voor routeposten. In de laatste week controleer je het weer, maak je het deelnemersaantal definitief en bereid je eten, deelnemerspakketten, routebordjes en koelboxen voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en bloesemlocatie bevestigen
Toegang tot locatie reserveren
Picknickplek reserveren
Wandelroute proeflopen
2 personen
Rustpunten en toiletten vastleggen
Nooduitgangen en verzamelpunt bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Routebeschrijving versturen
Vrijwilligers voor routeposten indelen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantal definitief maken
Routebordjes ontwerpen
Deelnemerskaarten afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Routebordjes en linten sorteren
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Picknickmenu voorbereiden
3 personen
Brood en fruit portioneren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Routeposten bemannen
4 personen
Verlichting langs startpunt plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Weersbescherming klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Groepsfoto maken
Wandeling begeleiden
4 personen
Routeposten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Rustpunt klaarzetten
2 personen
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Picknickbuffet opbouwen
3 personen
Broodjes en salades serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondwandeling begeleiden
4 personen
Zaklampen uitdelen
2 personen
Deelnemers terug begeleiden
4 personen
Afscheid en gevonden voorwerpen melden
2 personen
Afval direct verzamelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Verlichting en materiaal inpakken
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Picknickplek schoonmaken
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickbankenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Registratietafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 3
Picknickmandenaantal 6

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4
Walkietalkiesaantal 6
Megafoon
Oplaadkabelsaantal 6

Verlichting

Hoofdlampenaantal 10
Zaklampenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 8

Route en veiligheid

Routebordjesaantal 20
Piketpaaltjesaantal 25
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Dekenaantal 2
Paraplu'saantal 10
Routekaartenaantal 60
Clipboardsaantal 6
Pennenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 60
Mobiele routebordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasbakkenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minimaal één keer volledig proef voordat je de uitnodigingen verstuurt. Noteer onderweg rustpunten, toiletten, lastige oversteekplaatsen en een duidelijk verzamelpunt.
Stuur de routebeschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf aan alle deelnemers. Vermeld ook het startpunt, de verwachte wandeltijd, het picknickmoment en wat iemand bij slecht weer moet weten.
Maak het deelnemersaantal 3 tot 5 dagen voor de tocht definitief. Gebruik dat aantal voor brood, fruit, servies, bekers en de indeling van vrijwilligers bij routeposten.
Doe houdbare boodschappen eerder en koop brood, fruit en andere versproducten pas 1 dag vooraf. Portioneren en het vullen van koelboxen kan de avond ervoor, zodat je op de ochtend zelf minder hoeft te snijden.
Test telefoons, powerbanks en walkietalkies vóór vertrek. Verdeel routebordjes, linten en hoofdlampen per routepost en geef iedere vrijwilliger een telefoonnummer voor noodgevallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bloesemtocht organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, toegang, picknickplek en route. Verstuur uitnodigingen zodra de route en datum bevestigd zijn; houd de laatste 3 dagen vrij voor het definitieve aantal en de weerscontrole.
Wat moet ik regelen voor een picknick tijdens een bloesemtocht?: Reserveer de picknickplek vooraf en reken per deelnemer op een bord, kom, beker en bestek. Koop houdbare producten eerder, haal versproducten 1 dag vooraf en vul koelboxen bij voorkeur de avond voor de tocht.
Wanneer moet ik de wandelroute van een bloesemtocht controleren?: Loop de route minimaal 1 keer proef, liefst 1 tot 2 weken voor de tocht. Controleer daarna opnieuw kort voor de start of routebordjes, linten, rustpunten, toiletten en toegangen nog kloppen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor routeposten?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per afgesproken routepost en wijs daarnaast 1 coördinator aan voor wijzigingen en noodgevallen. Deel de indeling uiterlijk 3 dagen vooraf, samen met route, telefoonnummers en verzamelpunt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.