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Blütenumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Blütenumzug verbindet eine feste Wanderroute mit einem gemeinsamen Picknick an der Kirschblüten-Location. Damit am Veranstaltungstag niemand den Weg sucht oder am Treffpunkt wichtige Dinge fehlen, planst du Route, Zugang, Anmeldung und Verpflegung in dieser Reihenfolge. Rechne die Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher fest und kläre dann Sitzplätze, Toiletten, Helfer und Teilnehmerpakete. Die Checkliste umfasst 68 Aufgaben und 50 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route und Kirschblüten-Location bestätigen

  • Zugang zur Location reservieren

  • Picknickplatz reservieren

  • Wanderroute ablaufen

    2 Personen

  • Ruhezonen und Toiletten festlegen

  • Notausgänge und Sammelpunkt festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Wegbeschreibung versenden

  • Freiwillige für Streckenposten einteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahl endgültig festlegen

  • Wegweiser gestalten

  • Teilnehmerkarten drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Wegweiser und Bänder sortieren

    2 Personen

  • Teilnehmerpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensaufkleber vorbereiten

  • Picknickmenü vorbereiten

    3 Personen

  • Brot und Obst portionieren

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Streckenposten besetzen

    4 Personen

  • Beleuchtung entlang des Starts aufstellen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Wetterschutz bereitlegen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

  • Gruppenfoto machen

  • Spaziergang begleiten

    4 Personen

  • Streckenposten besetzen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Ruhepunkt einrichten

    2 Personen

  • Obst und Snacks ausgeben

    2 Personen

  • Zurückbleibende betreuen

    2 Personen

  • Picknickbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Sandwiches und Salate servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Abendspaziergang begleiten

    4 Personen

  • Taschenlampen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmer zurückbegleiten

    4 Personen

  • Abschied und Fundgegenstände melden

    2 Personen

  • Abfall sofort einsammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Routenschilder entfernen

    3 Personen

  • Beleuchtung und Material einpacken

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen reinigen

    2 Personen

  • Picknickplatz reinigen

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routencheck im Anschluss durchführen

    2 Personen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 50
  • PicknickbänkeAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 6
  • Registrierungstisch

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • PicknickkörbeAnz. 6

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 2
  • MobiltelefoneAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • Walkie-TalkiesAnz. 6
  • Megafon
  • LadekabelAnz. 6

Beleuchtung

  • StirnlampenAnz. 10
  • TaschenlampenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 8

Route und Sicherheit

  • WegweiserAnz. 20
  • PfähleAnz. 25
  • AbsperrbandAnz. 4
  • VerkehrskegelAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • DeckeAnz. 2
  • RegenschirmeAnz. 10
  • RoutenpläneAnz. 60
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StifteAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • Mobile WegweiserAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandwaschbeckenAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Laufe die Wanderroute vorab vollständig ab und markiere Ruhebereiche, Toiletten, Notausgänge und den Sammelpunkt. Plane pro Streckenposten ein Mobiltelefon oder Walkie-Talkie ein.
  • Verschicke die Wegbeschreibung spätestens 3 Tage vor dem Blütenumzug. Teilnehmerkarten und Namensaufkleber solltest du erst nach dem Anmeldeschluss in der endgültigen Anzahl drucken.
  • Lege die Teilnehmerzahl spätestens 7 Tage vorher fest und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. So kannst du haltbare Lebensmittel früher einkaufen und frische Produkte erst kurz vor dem Picknick besorgen.
  • Fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag zuletzt und portioniere Brot und Obst vorher. Pro Kühlbox solltest du einen klaren Verantwortlichen einteilen, damit Getränke und frische Speisen am Treffpunkt schnell bereitstehen.
  • Sortiere Wegweiser, Bänder und Teilnehmerpakete am Vorabend nach Einsatzort. Prüfe außerdem Powerbanks, Ladekabel, Walkie-Talkies und das Megafon, damit die Kommunikation auch bei längerer Strecke funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Blütenumzug planen?
Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Route, Kirschblüten-Location, Zugang und Picknickplatz. Die endgültige Teilnehmerzahl legst du spätestens 7 Tage vor dem Termin fest.
Wann soll ich die Einladungen für den Blütenumzug verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze einen Anmeldeschluss rund 10 Tage vor dem Umzug. So bleiben mindestens 7 Tage für Einkauf, Teilnehmerkarten und Sitzplanung.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Blütenumzug?
Teile mindestens einen Streckenposten pro wichtigen Abzweig und zusätzlich eine Person für Registrierung und eine für das Picknick ein. Bei einer größeren Gruppe sollten die Helfer über Walkie-Talkies oder Mobiltelefone erreichbar sein.
Was muss am Tag vor dem Blütenumzug fertig sein?
Am Vorabend sollten Wegweiser und Bänder sortiert, Teilnehmerpakete zusammengestellt, Namensaufkleber vorbereitet und die Ausrüstung geladen sein. Frische Lebensmittel und gefüllte Kühlboxen bereitest du erst am Veranstaltungstag vor.

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