Zo organiseer je een bloemencorso

Begin met de route, het tijdschema en de start- en eindlocatie. Die keuzes bepalen welke vergunningen, verkeersafzettingen, vrijwilligers en materialen je nodig hebt. Benader daarna deelnemers en leg vast wanneer zij hun bloemstukken, startnummers en instructies ontvangen. Regel bloemen, groen en koeltransport ruim vooraf; op de laatste dag draait alles om snijden, sorteren, opbouwen en een duidelijke briefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en tijdschema vastleggen
3 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
3
Start- en eindlocatie reserveren
4
Deelnemers benaderen
3 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Verkeersafzettingen aanvragen
10
Eerste hulp afstemmen
2 personen
11
Bloemstukken ontwerpen
4 personen
12
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Koeltransport reserveren
15
Materialen controleren
3 personen
16
Bloemen en groen bestellen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Vrijwilligershesjes sorteren
2 personen
20
Decoratie voorschikken
3 personen
21
Bloemen koel opslaan
3 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Bloemen snijden en sorteren
6 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Startterrein markeren
3 personen
26
Route en doorgangen controleren
3 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Partytenten opbouwen
6 personen
30
Versiering ophangen
4 personen
31
Bloemenwerktafels inrichten
5 personen
32
Bloemstukken maken
10 personen
33
Corsowagens decoreren
12 personen
34
Deelnemers ontvangen
3 personen
35
Deelnemers registreren
2 personen
36
Startnummers uitdelen
2 personen
37
Veiligheidscontrole wagens uitvoeren
3 personen
38
Routeborden plaatsen
4 personen
39
Verkeershekken plaatsen
6 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
42
Hapjes uitstallen
3 personen
43
Deelnemers briefing geven
3 personen
44
Publieksvakken controleren
3 personen

Event

45
Publiek verwelkomen
6 personen
46
Corsostoet laten vertrekken
5 personen
47
Routepost bemannen
8 personen
48
Veiligheidsruimte bewaken
6 personen
49
Deelnemers begeleiden
6 personen
50
Fotomoment begeleiden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Afvalpunten legen
2 personen
55
Deelnemers naar eindlocatie begeleiden
5 personen
56
Bloemenworkshop begeleiden
4 personen
57
Bloemstukken presenteren
3 personen
58
Publiek informeren over programma
2 personen
59
Muziek verzorgen
2 personen
60
Verlichting inschakelen
2 personen
61
Laatste bezoekers begeleiden
4 personen

Nazorg

62
Verkeershekken verwijderen
6 personen
63
Corsowagens afbouwen
8 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Versiering verwijderen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen
2 personen
68
Afval verzamelen
5 personen
69
Terrein schoonmaken
6 personen
70
Route schoon opleveren
4 personen
71
Materialen sorteren
3 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Afval afvoeren
2 personen
74
Bloemenresten composteren
2 personen
75
Overgebleven catering opslaan
2 personen
76
Routeborden innemen
3 personen
77
Locatiesleutels terugbrengen
78
Foto- en videomateriaal verzamelen
2 personen
79
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Decoratie

Bloemenvazenaantal 30
Bloembakkenaantal 12
Decoratiedoekaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren vlaggenaantal 120
Startnummersaantal 40
Routebordenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Printbannersaantal 6
Krijtbordenaantal 4

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 8
Koelboxenaantal 6
Handkarrenaantal 3
Bloemenschaaraantal 12
Snoeischarenaantal 6
Gieteraantal 6
Watertonnenaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Kannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 30
Pionnenaantal 30
Afzetlintrollenaantal 8
Veiligheidshesjesaantal 30
Zaklampenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, starttijd, eindtijd en rustpunten eerst vast. Plan per deelnemer een doorkomsttijd, zodat vrijwilligers en verkeersregelaars weten waar ze wanneer nodig zijn.
Dien vergunningen, meldingen en aanvragen voor verkeersafzettingen niet pas in de laatste weken in. Houd minimaal 8 tot 12 weken ruimte aan voor afstemming met gemeente, hulpdiensten en wegbeheerders.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 2 weken voor het corso. Zet daarin de aanmelddeadline, afmetingen van bloemstukken, startnummers, verzamelplek en het tijdstip waarop zij aanwezig moeten zijn.
Plan bloemen en groen op basis van het aantal deelnemers en de ontwerpen, en reserveer koeltransport vooraf. Bewaar bloemen koel en snijd en sorteer ze pas zo dicht mogelijk op het opbouwmoment.
Maak een aparte indeling voor vrijwilligers bij de start, langs de route en bij de catering. Controleer de dag ervoor routeborden, pijlborden, hesjes, accuspeakers, microfoons, verlengkabels en accu’s; ontbrekende spullen vallen dan nog op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bloemencorso organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Leg in de eerste maand de route, locaties en deelnemersaanpak vast; vergunningen en verkeersmaatregelen vragen vaak 8 tot 12 weken voorbereiding.
Wanneer moet je bloemen bestellen voor een bloemencorso?: Bestel bloemen en groen zodra de ontwerpen en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Reserveer koeltransport en opslag uiterlijk 2 weken voor het corso.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bloemencorso?: Reken per onderdeel met een eigen bezetting: minimaal 2 mensen bij de start, extra begeleiding langs kruispunten en een team voor opbouw en catering. Maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers vaststaat.
Wanneer stuur je deelnemersinstructies voor een bloemencorso?: Stuur de instructies uiterlijk 2 weken voor de optocht en herhaal de praktische tijden 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld in beide berichten de verzamelplek, route, starttijd, startnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.