Zo organiseer je een bloedinzamelingsdag

Begin niet met broodjes of uitnodigingen, maar met de bloedbank en de locatie. Stem eerst af hoeveel donoren per uur mogelijk zijn, welke formulieren nodig zijn en hoe de bezoekersstroom loopt. Daarna plan je aanmeldingen, vrijwilligers en praktische voorzieningen zoals registratie, wachtruimte en herstelruimte. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke bewegwijzering en genoeg tijd tussen binnenkomst en vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bloedbank vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Bezoekersinformatie versturen
8
Routebeschrijving controleren
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Materialen verzamelen
2 personen
12
Formulieren printen

Event

13
Locatie openen
2 personen
14
Bloedbank ontvangen
2 personen
15
Tafels opstellen
4 personen
16
Stoelen klaarzetten
3 personen
17
Registratiebalie inrichten
2 personen
18
Wachtruimte inrichten
2 personen
19
Herstelruimte inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Broodjes voorbereiden
3 personen
22
Koffie en thee zetten
2 personen
23
Bewegwijzering ophangen
2 personen
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
25
Bezoekers ontvangen
3 personen
26
Donoren registreren
3 personen
27
Wachtrij begeleiden
2 personen
28
Donoren naar screening begeleiden
2 personen
29
Herstelruimte bemannen
2 personen
30
Broodjes en snacks serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Koffie en thee bijvullen
33
Afval verzamelen
34
Toiletten controleren
35
Laatste donor begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Bloedbank uitzwaaien
2 personen
37
Materialen afbouwen
4 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
3 personen
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Privacy schermenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Laptop
Printer

Servies

Mokkenaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelbox thermometersaantal 2

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Wegwijspijlenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 40

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de capaciteit per uur met de bloedbank voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je een volle wachtruimte en kun je aanmeldingen in tijdsloten verwerken.
Controleer de route vanaf de ingang tot de registratiebalie en hang wegwijspijlen op voordat bezoekers arriveren. Een losse routebeschrijving is niet genoeg als de locatie meerdere deuren of verdiepingen heeft.
Richt drie zones in: registratie, wachten en herstel. Gebruik privacy schermen waar gesprekken of controles niet voor anderen zichtbaar mogen zijn.
Zet dranken gekoeld klaar en bereid broodjes pas vlak voor opening. Reken per vrijwilliger op een duidelijke taak en plan vóór de start een korte instructie van ongeveer 15 minuten.
Controleer stekkerdozen, verlengkabels, printer en laptop op locatie vóór ontvangst van de bloedbank. Neem ook afvalbakken en schoonmaakmateriaal mee; gemorste koffie of gebruikte bekers verstoren snel de bezoekersstroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bloedinzamelingsdag organiseren?: Leg de bloedbank en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik daarna de resterende weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en bezoekersinformatie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een bloedinzamelingsdag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor ontvangst en route, en 1 voor de wachtruimte of catering. Bij meer dan 20 bezoekers per uur voeg je per extra zone minstens 1 persoon toe.
Hoe richt ik een bloedinzamelingsdag praktisch in?: Maak een vaste route van ingang naar registratie, wachtruimte, donatieplek en herstelruimte. Zet tafels en stoelen minstens 60 minuten voor opening klaar, zodat je nog kunt bijsturen voordat de bloedbank arriveert.
Wat moet ik bezoekers vooraf sturen?: Stuur de bezoekersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld het tijdslot, de route, parkeermogelijkheden, contactgegevens en wat iemand bij verhindering moet doen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.