Organiser une journée de collecte de sang, étape par étape

Une collecte de sang se prépare d’abord avec la banque du sang, puis avec le lieu, les inscriptions et les bénévoles. Le parcours des visiteurs doit être clair dès leur arrivée : inscription, attente, don, puis récupération. Prévoyez séparément l’espace médical et les zones d’accueil, de restauration et de repos. Les oublis les plus fréquents concernent les formulaires imprimés, la signalétique, les prises électriques et les boissons déjà fraîches le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la banque du sang
2
Réserver le lieu
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Envoyer les informations aux visiteurs
8
Vérifier l’itinéraire
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Rassembler le matériel
2 personnes
12
Imprimer les formulaires

Événement

13
Ouvrir le lieu
2 personnes
14
Accueillir la banque du sang
2 personnes
15
Installer les tables
4 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
18
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
19
Aménager l’espace de récupération
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les sandwichs
3 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Installer la signalétique
2 personnes
24
Briefer les bénévoles
2 personnes
25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Enregistrer les donateurs
3 personnes
27
Encadrer la file d’attente
2 personnes
28
Accompagner les donneurs au dépistage
2 personnes
29
Assurer la permanence de la salle de soins
2 personnes
30
Servir les sandwichs et les snacks
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le café et le thé
33
Rassembler les déchets
34
Vérifier les toilettes
35
Accompagner le dernier donneur
2 personnes

Suivi

36
Faire ses adieux à la banque du sang
2 personnes
37
Démonter le matériel
4 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Nettoyer le lieu
3 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6
Paravents de confidentialitéqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante

Vaisselle

Tassesqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 4
Thermosqté 4
Thermomètres pour glacièresqté 2

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Flèches directionnellesqté 10
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la banque du sang et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez plusieurs semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires des participants.
Organisez un parcours à sens unique avec au moins quatre zones distinctes : inscription, attente, don et récupération. Des flèches directionnelles et des panneaux d’information évitent les croisements et les questions répétées.
Répartissez les bénévoles par créneaux et donnez-leur un briefing avant l’ouverture. Prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, l’inscription, l’orientation et le réassort des boissons.
Préparez la récupération comme une vraie étape, pas comme un coin improvisé. Mettez les boissons au frais, préparez les sandwichs, le café et le thé, puis installez les chaises avant l’arrivée des premiers donneurs.
Faites un contrôle technique la veille : rallonges, multiprises, ordinateur, imprimante et machines à café doivent fonctionner ensemble. Imprimez les formulaires à l’avance et vérifiez l’itinéraire envoyé aux visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une collecte de sang ?: Prévoyez idéalement quatre à six semaines. Ce délai permet de réserver la banque du sang et le lieu, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de répartir les bénévoles.
Comment organiser le parcours des donneurs ?: Prévoyez au minimum quatre espaces : inscription, attente, don et récupération. Installez les tables et les chaises avant l’ouverture, puis utilisez des flèches pour rendre le trajet compréhensible en moins d’une minute.
Que faut-il préparer pour l’espace de récupération ?: Préparez des places assises, des boissons fraîches, de l’eau ou des boissons chaudes et des sandwichs. Installez cet espace avant l’arrivée des donneurs afin qu’il soit immédiatement disponible après le don.
Quand faut-il briefer les bénévoles ?: Faites un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Expliquez les rôles, les horaires, le parcours des visiteurs, l’emplacement des formulaires et la personne à appeler en cas de problème.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.