Bioscoopavond organiseren: checklist en planning

Een bioscoopavond valt of staat met een geteste filmvertoning en een zaal die op tijd klaarstaat. Begin met de filmkeuze en controleer meteen de vertoningsrechten, zodat je niet kort voor aanvang nog moet zoeken naar een oplossing. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen, test laptop, beamer, scherm en geluid lokaal en plan daarna de inrichting. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals verduisteren, ventileren, koelen en popcorn bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Filmselectie maken
Vertoningsrechten controleren
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Filmkeuze bevestigen
Aanwezigheidslijst maken
Zitplaatsen indelen
Apparatuur controleren
Film lokaal testen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte inspecteren
2 personen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
Geluidsinstallatie aansluiten
Licht verduisteren
2 personen
Sfeerverlichting ophangen
2 personen
Snacks klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
Popcorn bereiden
2 personen
Servies klaarzetten
Toilet controleren
Entree inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aanwezigheid afvinken
Dranken serveren
2 personen
Film starten
Dranken bijvullen
Snacks aanvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Film hervatten
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Apparatuur inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
2 personen
Tafels en vloer schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Ruimte afsluiten
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 32
Klaptafelsaantal 6
Bijzettafelsaantal 3
Kapstok

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiokabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Afstandsbedieningaantal 2

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 3
Staande lampenaantal 2

Decoratie

Filmplakkatenaantal 4
Rode loper

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 3

Keuken

Popcornmaker
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blik
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de filmkeuze en vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig de definitieve titel uiterlijk enkele dagen vóór de avond, zodat je de juiste film lokaal kunt testen.
Test de volledige keten minstens 24 uur vooraf: laptop, HDMI-kabel en adapter, beamer, scherm, luidsprekers, audiokabel en afstandsbediening. Controleer niet alleen beeld, maar ook volume, ondertiteling en de eerste minuten van de film.
Plan de zaalopbouw achteruit vanaf de starttijd. Reserveer minimaal 60 minuten voor stoelen en tafels, scherm en projector, verduistering, sfeerverlichting en een laatste filmtest.
Bereid snacks en drank niet pas bij binnenkomst van de gasten. Zet serveerschalen, kommen, bekers en bestek klaar, koel dranken vooraf en maak popcorn zo dicht mogelijk voor aanvang zodat die vers blijft.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak daarna de aanwezigheidslijst en stoelindeling. Houd bij de opstelling looppaden vrij naar snacks, toiletten en uitgangen; dat voorkomt geschuif nadat de film begonnen is.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de film voor een bioscoopavond testen?: Test de volledige film lokaal uiterlijk 24 uur vóór de bioscoopavond. Controleer beeld, geluid, ondertiteling en de aansluiting van alle kabels; zo houd je nog tijd over om een ontbrekende adapter of kabel te regelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een bioscoopavond klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor de zaalopbouw en techniek. Reken extra tijd als je de ruimte nog moet inspecteren, ventileren, verduisteren en sfeerverlichting moet ophangen.
Hoeveel popcorn en drank heb ik nodig per persoon?: Reken voor popcorn op ongeveer 1 middelgrote kom per persoon en voor drank op 2 tot 3 drankjes per persoon gedurende de eerste 2 uur. Koop extra als de film langer duurt of als gasten niet vooraf hebben aangemeld.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen vóór de avond. Maak daarna de aanwezigheidslijst, pas snacks en dranken aan en deel de zitplaatsen in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.